پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کار

نرم افزار اتوماسیون اداری برای هر کسب و کاری بسیار مهم و حیاتی است و نباید از خدمات آن غافل شد.انتخاب و استقرار نرم افزاراتوماسیون اداری جدید برای کسب و کار شما، همیشه تصمیم بزرگی است و برای انتخاب درست، باید وقت زیادی صرف کرد. با این وجود تنها خرید نرم افزار کافی نیست، بلکه نحوه‌ی توسعه‌ی آن نیز تعیین می‌‌کند که نتیجه شما به چه اندازه موفقیت آمیز باشد. مطمئناً انتخاب نرم افزار، یک ابزار فیزیکی سرگرم کننده نیست، اما یک برنامه‌ی توسعه‌‌ یافته‌ی دقیق می‌‌تواند موفقیت یا عدم موفقیت مرحله‌‌ی اجرای نرم افزار را تعیین کند.

چطور با استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری ، کسب و کار را توسعه می‌دهیم؟

قبل از هر چیز، برای اطمینان از اینکه همه‌ی ما در یک خط و هدف قرار داریم، باید در مورد این موضوع که استقرار نرم‌ افزاری چیست توافق کنیم.مرحله‌ی استقرار و پیاده سازی، بلافاصله پس از خرید شروع می‌‌شود و شما باید آماده باشید تا ابزار جدید را به تیم خود معرفی کنید.

مرحله‌ی مدیریت توسعه، مدت زمانی است که شرکت شما از خرید یک نرم افزار جدید تا استفاده‌ی بهینه از آن صرف می‌‌کند.مانند سایر ابزارهای تجاری، نمی‌توانید انتظار داشته باشید که همه‌ی افراد، روز اول به میدان بیایند و به خوبی از پس استفاده از آن بربیایند. مطمئناً نرم افزار تجاری خوب باید کاربر پسند باشد، اما نرم افزارهای مورد نیاز شما معمولاً رایگان نیستند که به سادگی آنها را دانلود و بکار گیرید.

نرم افزار اتوماسیون اداری معمولا خودشان راهنما دارند، اما قطعاً شما نمی‌‌خواهید که تیم شما به تنهایی و از طریق آزمون و خطا کار با آن را یاد بگیرند. اینجاست که باید برنامه‌‌ای برای استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری اجرا کنید تا اعضای تیم شما نرم افزار را فرا بگیرند. اگر به جای این کار، کارمندان شما با آزمون و خطا، آن را بیاموزند، هزینه و انرژی بیشتری صرف خواهد شد. به هر حال در نظر داشته باشید که استانداردی برای این کار وجود ندارد.

وظیفه‌ی برنامه نویس، ایجاد یک برنامه‌ی آموزشی توسعه‌ی نرم افزار برای کمک به مشتریان است. اگر این مورد شامل آموزش حضوری یا تلفنی، دسترسی به پایگاه داده اطلاعات با آموزشها یا فیلم‌‌های تولید شده توسط خود شما باشد، مشتری باید از قبل بداند که هزینه‌‌هایی برای استقرار در نظر گرفته شده است.

 

تفاوت بین استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری  و انتشار نرم افزار

بیشتر اوقات، انتشار نرم افزار بخشی از فرآیند استقرار یک ابزار دیجیتالی جدید است و جدا از مرحله‌ی بارگذاری و توسعه است. این وظیفه‌ی یک توسعه‌‌دهنده است که به‌طور مرتب این کار را انجام دهد. در مرحله‌ی دوم نیز، برنامه‌ی بارگذاری در مرحله‌ی انتشار نرم افزار تدوین خواهد شد، این موضوع برنامه‌ی آموزشی را پوشش می‌‌دهد و مجموعه‌‌ای از حداقل تجهیزات مورد نیاز را برای اجرای مؤثر نرم افزار به وجود می‌‌آورد.

 

9 نکته‌ی مهم استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت کارآمد

۱. کارآیی داخلی و فرایندهای تجاری را ساده کنید.

هدف اصلی از بکارگیری یک نرم افزار مدیریتی، وارد کردن هر عملیاتی روی یک صفحه است. اغلب اوقات، مدیران و رهبران مشاغل با نیاز به استفاده از چندین نرم افزار برای هر بخش (به‌‌عنوان مثال برنامه‌‌ریزی، موجودی، مراقبت از مشتری) دنبال یک راه حل برای همه‌‌ی موارد می‌‌گردند. در حالت اول، انعطاف پذیری بیشتری در مورد ویژگیهای نرم افزارها خواهید داشت. در حالی که دومی می‌‌تواند مقرون به‌‌صرفه‌‌تر و کارآمدتر باشد.

 

۲. نرم افزار را به راحتی در اختیار کاربران قرار دهید.

یکی از مزایای داشتن استراتژی استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت کامل، دقت در استخدام‌‌های جدید و ارتقاء تجهیزات است. عدم تکیه بر سخت افزارهای خاص، به این معنی است که شما انعطاف‌‌پذیری لازم را برای انواع ابزارهای دیجیتالی خود دارید. در عین حال، برای استخدام‌‌های جدید از منابع نیروهایی انسانی استفاده می‌‌کنید که بتوانند خود را به سرعت با نرم افزارهای جدید تطبیق دهند. در واقع می‌‌توانید نرم افزارهای خاص خود را برای طراحی سفارش دهید، یا از نرم افزارهای آماده‌ی موجود در بازار استفاده کنید.

ممکن است اگر بخواهید به طور ناگهانی ابزارهای دیجیتالی را به کارمندان قدیمی، مانند تکنسین‌‌های خدمات معرفی کنید، با مقاومت روبرو شوید. بنابراین مطمئن شوید که منافع خوبی را ایجاد می‌‌کنید و آنها را به درستی آموزش می‌‌دهید تا از تلفن موبایل برای کار و تجارت استفاده کنند. نیشا راغوانی، رئیس خدمات مشتری می‌گوید: «حتما تعجب خواهید کرد اگر ببینید بسیاری از افرادی که سنتی هستند و از تکنولوژی دور شده‌‌اند، اغلب به سادگی آموزش می‌‌بینند. زیرا هیچ اطلاعات اشتباهی را از سایر منابع دریافت نکرده‌اند.»

 

۳. کلیه‌ی داده ها را در یک محل، به صورت متمرکز نگه دارید.

متمرکز کردن داده‌‌ها، به این معنی است که به اطلاعات مشتری و کارمندان، در تمام زمانها و در یک صفحه‌ی واحد دسترسی کامل داشته باشید. متمرکز کردن اطلاعات یکی از بزرگترین مزیتهای استفاده از نرم افزار است. زیرا هر کارمند به اطلاعاتی که بروزرسانی می‌شود دسترسی دارد. در نتیجه احتمال خطاها و سوء تفاهم‌‌ها کاهش می‌یابد. در عین حال، تیم شما نیز کارآمدتر می‌‌شود. زیرا می‌‌توانند مستندات اضافی را حذف کرده و روی اولویتها متمرکز شود.

 

۴. به کاربران كمک كنيد تا از راه دور به دستگاه‌‌ها متصل شوند.

کار کردن در خانه را اخیراً همه‌‌ی ما تجربه کرده‌‌ایم، اما بدون توجه به شرایط، باید یکی از موضوعاتی باشد که به آن توجه می‌کنیم. یک استراتژی استقرار نرم افزار خوب تلاش خواهد کرد، تا کارمندان شما بدون توجه به موقعیت مکانی خود، همیشه به داشبورد کار خود دسترسی داشته باشند. امکان کار از راه دور به این معنی است که کار و ارائه‌‌ی خدمات شما در شرایط غیرقابل پیش بینی نیز آزار دهنده نخواهد بود.

نرم‌‌افزارهای مدیریتِ کار، بر اساس توانایی اتصال اطلاعات از راه دور طراحی شده‌اند. به طوری که داده‌‌ها به سادگی در یک سیستم فیزیکی نگه ‌‌داشته نمی‌‌شوند. در عوض در فضای ابری ذخیره می‌‌شوند، به این معنی که تا زمانی که یک ارتباط اینترنتی دارید، می‌‌توانید به اطلاعات خود از هر جایی در دنیا دسترسی داشته باشید.

می‌‌توانید کارکنان خود را به هم متصل کنید. همچنین میزان اتلاف وقت در کارهای غیرضروری را به میزان قابل توجهی کاهش دهید. علاوه بر این، امنیت بیشتر می‌‌شود و می‌‌توان در مکان فیزیکی کار نیز صرفه‌‌جویی کرد.

۵. به کاربران اجازه دهید برنامه‌‌ها را از طریق درگاه خود سرویس نصب کنند.

تبدیل یک چالش به فرصت، قطعاً مسیری برای عبور از شرایط دشوار است. تا زمانی که از یک نرم ‌‌افزار با سطح اختیارات داخلی (مثلاً کارمند، مدیر، ادمین) استفاده می‌‌کنید که عملکرد برخی از کاربران را محدود می‌‌کند، پورتال‌‌های خدمات سلف سرویس راهی عالی برای مدیریت تیم ITشما هستند.

اگر برای انجام کارها، نیاز به نصب برنامه‌‌ای به طور مستقیم در دستگاه‌‌های خود دارید، بهترین روش برای کاربر این است که خودش این کار را انجام دهد. قطعا نمی‌خواهید به جای اینکه از افراد بخواهید از App Store یا Play Store بازدید کنند، به صورت دستی یک برنامه را روی هر دستگاه تلفن همراه نصب کنید.

 

۶. بروز رسانی‌‌های نرم افزار را خودکار کنید.

رهبران کسب و کار و مدیرانی که روی نرم افزار اختصاصی سرمایه‌‌گذاری کرده‌‌اند، این احساس را دارند که همیشه باید در این رقابت به چشم بیایند تا در آینده ماندگار باشند. نرم افزار اختصاصی مزایایی دارد. مثلاً فقط برای کسب و کار شما سفارشی سازی شده است، اما پس از استقرار، مسئولیت بروزرسانی آن نیز بر عهده‌ی شماست.

 

۷. آموزش در مرحله‌ی استقرار نرم افزار، باعث افزایش بهره‌‌وری می‌‌شود.

ما اطمینان داریم که هیچ کس در دنیای تجارت، چیزی را بدون اینکه بررسی کند انجام نمی‌‌دهد. اما آموزش نرم افزار آن قدر بدیهی است که نیازی به بررسی خاصی ندارد. در مرحله‌ی استقرار، آموزش نرم افزار بسیار مهم است. به ویژه برای مشاغل کوچک، که تیمIT اختصاصی در اختیار ندارند.اگر کارمندان مجبور باشند روزانه به پشتیبانی بپردازند، بازدهی کار ایشان کمتر می‌‌شود. آموزش در مرحله‌ی پیاده سازی، نه تنها باعث می‌‌شود کارمندان با سرعت بالقوه‌ی خود سریع‌‌تر کار کنند، بلکه قطعاً آنها بیشترین بهره را از این سرمایه‌‌گذاری خواهند گرفت.

 

۸. افزایش راندمان در دراز مدت، موجب صرفه جویی در هزینه می‌‌شود.

انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب و استقرار آن به بهترین نحو، می‌‌تواند افراد را به سرمایه‌‌گذاری در ابزارهای دیجیتالی هدایت کند. این روش، در مقایسه با روشهای دستی و شیوه‌‌های کاغذ محور، در بلند مدت سود یشتری خواهد داشت. به عنوان مثال، یک ماشین حساب جیبی دیجیتال نشان می‌‌دهد که با استفاده از نرم افزار مدیریتی، چقدر می‌‌توانید به یک شغل خدمات اضافه کنید. شما ممکن است در صنعت خدمات نباشید، اما با وارد کردن هزینه‌‌های شغلی خود، می‌‌توانید پتانسیل پس انداز را درک کنید.

 

۹. ادغام تنظیمات مربوط به رفت و برگشت

یکی از مزایای داشتن استقرار نرم افزار اختصاصی، این است که به شما امکان می‌‌دهد تا در زمینه‌ی اجرای آنها با توسعه دهنده نیز همکاری کنید. این موضوع باعث می‌شود تا مجبور نباشید خود را با یک پایگاه داده‌ی عمومی یکپارچه کنید و مطابقت دهید. به عنوان مثال،Sage یک نرم افزار حسابداری است که با بسیاری از سیستم‌های مدیریتی ادغام شده و می‌‌تواند روند ایجاد صورتحساب را به میزان قابل توجهی سرعت بخشد. البته تا زمانی که اطلاعات مربوط به مشتری از دستورالعمل‌‌های آن پیروی کند.

 

سخن آخر استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری

مطمئناً هنگام انتقال امور به یک سیستم نرم افزاری، چیزهای زیادی برای اکتشاف باقی ‌‌می‌‌ماند، اما قطعاً مرحله‌ی پیاده سازی و استقرار آن، مرحله‌‌ای است که شما نمی‌‌خواهید دور آن خط بکشید. علاوه بر این، نگاه به جنبه‌‌های انسانی نیز حائز اهمیت است. زیرا در صورت ایجاد احساس تحمیل و عدم مشارکت در پیاده سازی، اجرای کار جدید برای پرسنل دلهره‌‌آور به نظر می‌‌رسد.

هر زمان که روی یک ابزار جدید دیجیتال یا موارد مشابه دیگری سرمایه‌‌گذاری می‌‌کنید، به‌‌خاطر داشته باشید هدف نهایی، رشد کسب و‌ کار و بهبود فرآیندهایی است که در زمان حال، کار شما را عقب نگه داشته است. تنظیم KPI ها و برقراری ارتباط با مزایای نرم افزار، کمک می‌‌کند تا تمام کارمندان در مسیر درستی قرار گیرند و با انگیزه باقی بمانند. در کل، توسعه‌ی نرم افزار نامناسب، شانس موفقیت شما را از بین می‌برد. بنابراین مطمئن شوید که این کار را به خوبی انجام داده‌‌اید!

انظرات و پیشنهادات شما راه ما را روشن کرده و به بهبود پاسخگویی به نیازهای شما کمک می‌‌کند. با کمال افتخار منتظر دریافت نظرات شما هستیم.