اصلی ترین ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب کدامست؟

ویژگی های نرم افزار حسابداری یکی از عناصر اصلی در انتخاب بهترین و مناسب ترین نرم افزار است. در این مطلب سعی کردیم بهترین ویژگی هایی که یک نرم افزار باید داشته باشدبیان کنیم . همچنین برای پیدا کردن بهترین نرم افزار حسابداری اینجا کلیک کنید.

حسابداری به قدری رشد کرده که بدون داشتن نرم‌افزارها نمی‌توانیم از پس حسابداری شرکت بر بیاییم. در بین نرم افزارهای موجود هم باید دنبال گزینه‌ای باشیم که بتوانیم به توانایی‌اش اعتماد کنیم. در بین ویژگی‌های نرم افزار حسابداری که باید به آن ها توجه کنیم، چند تا گزینه هستند که بدیهی‌اند. مثلاً کاهش خطاهای حسابداری و آسان سازی گزارش‌های مالی از ویژگی‌های هر نرم افزاری است. هر کدام از انحا باید بتوانند این مسیر را ساده‌تر کنند.گزارش‌های قانونی و تحلیل بهتر از وضعیت مالی در کسب و کار را هم باید جزو گزینه‌های اصلی باشد.

معرفی ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب

در این یادداشت به سراغ چند تا از ویژگی‌های نرم افزار حسابداری می‌رویم که با نگاه خریدارانه، یکی از آن ها را انتخاب کنیم. پیش از آنکه با ویژگی نرم افزار حسابداری آشنا شوید بهتر است با این ابزار و انواع آن بیشتر آشنا شوید که در مطلب نرم افزار حسابداری چیست؟ مطالعه کنید.

• سازگاری با کسب و کار

کارآمدی و توانمندی بالای یک ابزار نمی‌تواند جایگزین تناسب با فعالیت‌های یک کسب و کار باشد. دلیل تعدد نرم افزارهای مختلف حسابداری و دیگر ابزارها همین است. این که شما بتوانید ابزاری همخوان و هماهنگ با فعالیتتان پیدا کنید، از تمام ویژگی‌های دیگر نرم افزار مهم‌تر است.

شرکت‌های بازرگانی نسبت به شرکت‌های خدماتی، فعالیت‌های متفاوتی دارند. هر کدام از ویژگی‌های نرم افزار حسابداری می‌تواند برای شرکتی خیلی مهم یا بی‌اهمیت باشد. ترخیص کالا و هزینه‌های مربوط به آن برای یک شرکت خدماتی هیچ کارکردی ندارد. نیازهای کاربر باید از طریق فیلدهایی که در نرم افزار طراحی شده، برطرف بشود.

مثالی دیگر برای ویژگی‌ها، وجود گزارش‌هایی مانند اظهارنامه مالیات فروش، حساب‌های معوقه، استهلاک دارایی ثابت و… است که می‌تواند در لیست نیازهای یک شرکت صنعتی یا پیمانکاری قرار بگیرد.

• یکپارچگی

به عنوان یک ویژگی نرم افزار حسابداری که کارآمد است، باید بخشی برای تمام سندهای سازمان داشته باشد. سندهای متعددی مانند کنترل عملیات چک و حساب‌های بانکی، انبارداری، مدیریت فروش، دستمزد کارکنان و خریدهایی که از کارفرماها داریم، همگی باید در سیستم قابل پیگیری باشد.

با توجه به نیاز شرکت، اگر هر کدام از این قابلیت‌ها مثل انبارداری یا حقوق کارمندان دورکار در سیستم قرار نداشته باشد، ممکن است مجبور به دوباره کاری بشوید. یعنی همان سندها و فعالیت‌ها را به اجبار در سیستم دیگری ثبت کنید.

گزینه بعدی، یکپارچگی با دیگر نرم افزارها مثل نرم افزار ارتباط با مشتری یا همان CRM است. وقتی بخش فروش یا پشتیبانی به دنبال دریافت مطالبات یا پرداخت آن‌هاست، باید بتواند با توجه به اطلاعات موجود، تماس‌های به موقع داشته باشد.

•  ارائه گزارش‌های خودکار

گرفتن گزارش و تحلیل کردن آن ها، یکی از مشکلاتی است که برای هر شرکتی می‌تواند زمان بر باشد. خطاهای زیادی در حین گرفتن گزارش‌ها به وجود می‌آید. وقتی این گزارش گیری به صورت خودکار انجام بشود، جلوی تلنبار شدن آن ها را می‌گیرد و اجازه می‌دهد که نگاهی درست به مسائل مالی شرکت داشته باشیم.

گزارش‌های دوره‌ای از حساب‌های مشتریان، سود و زیان کسب و کار، مشتری‌های فعال، بدهکاران و طلبکاران، میزان موجودی کالا و هزینه‌های جاری، می‌تواند نگاه خوبی به صاحبان کسب و کار بدهد.

مدیران بر اساس اطلاعاتی که دریافت می‌کنند، تصمیم‌های مهم شرکت را می‌گیرند. داشتن اطلاعات کاربردی و دقیق، به آن ها اجازه می‌دهد که تصمیمات به موقع و مناسب بگیرند. نزدیک به هفتاد درصد شرکت‌ها به دلیل نداشتن اطلاعات کافی و دقیق از فعالیت‌هایشان، در همان سال‌های اول ورشکسته می‌شوند.

• سازگاری با قوانین مالیاتی

مهم‌ترین بخش از ویژگی‌های نرم افزار حسابداری همین قوانین مالیاتی است. این نرم افزارها باید با توجه به قوانین مالیاتی به‌روز شوند. تغییراتی که در این قوانین به وجود می‌آید، می‌تواند کسب و کاری را رشد بدهد یا به ورشکستگی برساند.

هر شرکتی موظف است که اظهارنامه مالیاتی خودش را به مراجع بالاتر ارائه کند. داشتن یک نرم افزار حسابداری باید بتواند سود و زیان شرکت را محاسبه و بر اساس آن، گزارش TTMS دارایی خود را ارائه کند. نرم افزار خوب باید بتواند به‌سرعت با این قوانین به‌روز شود تا جلوی ضررهای جدی را بگیرد.

• ساده سازی ورود اطلاعات یکی از ویژگی های نرم افزار حسابداری برای راحتی کاربر

سند و مدرک‌های زیادی هستند که باید وارد سیستم بشوند و اطلاعات بر اساس آن ها دسته‌بندی شود. برای استفاده از نرم افزار، ابتدا باید اسناد و مدارک را وارد کرد. کاربری آسان، به تیم کمک می‌کند که بتوانند این کار را در سریع‌ترین زمان انجام بدهند تا گزارش‌های مالی دچار اختلال نشوند.

ثبت معاملات، ثبت اسناد مالی، سرعت پردازش اطلاعات و قرار گرفتن در سیستم باید در زمان کوتاهی انجام بشود و هر کسی بتواند آن را انجام بدهد. اگر قرار باشد برای یک نرم افزار، اپراتوری متفاوت گذاشته بشود، عملاً بار مالی جدیدی به شرکت تحمیل شده است.

دلیل اصلی گسترش نرم افزارهایی مثل مجموعه آفیس، ساده و کاربرپسند بودن آن ها است. هر کدام از نیروهای انسانی می‌توانند از این ابزارها استفاده کنند. یکی از ویژگی‌های نرم افزار حسابداری خوب هم باید سادگی باشد.

• گرافیک بصری

شکل نمودارها و چارت‌هایی که ارائه می‌شود، در قدرتمندتر شدن ابزار حسابداری تأثیرگذار است. درنهایت وقتی قرار است گزارش‌های مالی و حسابداری را به مدیران ارائه کنیم، نیاز به ارائه این نمودار و چارت‌ها هستیم. در نتیجه نرم افزاری که بتواند این جلوه‌های گرافیکی را ارائه کند، در اولویت است.

داشتن رابط کاربری زیبا و کاربرپسند هم باید در نظر بگیرید. محیط کاربری باید در عین سادگی، ظاهر گرافیکی و تصویری خوبی هم داشته باشد. حتماً قبل از این که نرم افزار حسابداری را تهیه کنید، از دموی انحا برای تصمیم نهایی استفاده‌ای داشته باشید. وجود دموی رایگان، یکی از ویژگی‌های نرم افزار حسابداری مناسب و مطمئن است.

• قابلیت به‌روزرسانی و گسترش ویژگی نرم افزار حسابداری که معمولا فراموش می شود.

کسب و کارها و شیوه‌های تبادلات مالی در حال به‌روز شدن هستند. نرم افزارهای حسابداری هم باید بتوانند همگام با این پیشرفت‌ها، خودشان را توسعه و گسترش بدهند. بالا رفتن تعداد پرسنل شرکت‌ها، گردش‌های مالی، تغییر سندهای مالی و… همگی در استفاده از نرم افزار تأثیرگذارند.

یک شرکت هوشمند می‌تواند زمانی که فقط پنج تا پرسنل دارد، استفاده از این نرم افزارها را شروع کند. پیشرفت شرکت باعث می‌شود که نیازهای جدید مالی در آن تعریف بشود، تا جایی که فیلدهای جدیدی برای ارائه از نرم افزار احتیاج داشته باشند.
تراکنش‌های مالی، ارتباطات مالی با دیگر شرکت‌ها، سیستم حقوق و دستمزد با توجه به فعالیت شرکت‌ها، سبد محصول و… از ویژگی‌های نرم افزار حسابداری مناسب است.

اگر نرم افزاری که تهیه می‌کنید، قابلیت ارتقا نداشته باشد، با رشد شرکت نیاز به نرم افزاری جدید خواهید داشت. هزینه دوباره در این زمینه برای شرکت‌ها می‌تواند به جز مسئله مالی، مسئله همسان سازی دوباره را داشته باشد. وارد کردن سندهای قدیمی به نرم افزار جدید، دردسری است که زمان زیادی را از مسئولان مالی شرکت می‌گیرد.

• تضمین امنیت اطلاعات مالی

لو رفتن اطلاعات مالی می‌تواند ضربه بزرگی به سازمان‌ها و کسب و کارها بزند. حساسیت زیادی نسبت به این مسئله وجود دارد. به خصوص با اتصال سیستم‌های حسابداری به اینترنت برای به‌روزرسانی، همیشه امکان هک شدن و دسترسی دیگران به اطلاعات مالی وجود دارد. هر گونه تغییر ناخواسته در حساب‌های مالی، می‌تواند مشکلات اقتصادی و اعتباری به شرکت وارد کند.

شرکتی که چنین تضمینی را برای ویژگی‌های نرم افزار حسابداری خودش ارائه می‌کند، باید رضایت‌مندی مشتریان، رزومه‌ای مناسب از طراحان و یا حداقل گزارشی از تست‌های امنیتی برای خریدار داشته باشد. امنیت سرورها باید توسط خود فروشندگان تأمین شود تا مشکلات احتمالی را به عهده بگیرند.

• خدمات پس از فروش و پشتیبانی یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های نرم افزار حسابداری

خدمات پس از فروش و پشتیبانی باید در اولویت باشد. نرم‌افزارها مانند یک جنس دکوری یا مبلمان خانه نیستند که خراب شدن انحا به عهده مشتری باشد. هر لحظه که نیاز باشد بعضی از فیلدهای نرم افزار به‌روزرسانی شوند، یا مشکلات احتمالی در سرور ایجاد شده باشد، شرکت فروشنده باید در دسترس باشد. خرید نرم افزار به معنای این نیست که محصول تا ابد مشکلی نخواهد داشت.

نیازهای حسابداری با توجه به تراکنش‌های مالی شرکت، افزایش یا کاهش مشتریان و کارمندان، دستمزد و حقوق‌ها و سندهای مالی می‌توانند تغییر کنند. تیم حسابداری باید خیالش راحت باشد که مشکلاتش را با تیم پشتیبانی در میان بگذارد. وارد شدن یا نشدن سندهای مختلف، خطاهای سیستمی، محدودیت‌های احتمالی و… گزینه‌هایی مانند این می‌تواند جلوی روند حسابداری را بگیرد.

هر خطایی که از طرف تیم حسابداری شکل بگیرد، می‌تواند روی مسائل اعتباری شرکت اثر بگذارد. حسابداری قلب تپنده یک شرکت است و باید وظایفش را به خوبی انجام بدهد. در نتیجه، پشتیبانی و خدمات پس از فروش، اجازه می‌دهد که بتوانید تمام نیازهای حسابداری را برطرف کنید.

پشتیبانی می‌تواند از طریق پاسخگویی تلفنی، پاسخ‌گویی آنلاین، مراجعه حضوری، ابزارها و ویدئوهای آموزشی مناسب باشد. در یک کلام، هر خدماتی که بعد از فروش، خیال مشتری را بابت بالاترین بهره‌وری از نرم افزار راحت کند.

• قیمت متناسب با خدمات

مهم‌ترین گزینه، قیمت نرم افزار است. هر کدام از بخش‌های نرم افزار که مورد نیاز است، در مقابل قیمتی که می‌پردازید باید همسان و همخوان باشد. نرم افزار حسابداری در حقیقت سرمایه گذاری روی هزینه‌های جاری شرکت است. اگر قابلیت گزارش دهی در نرم افزار وجود نداشته باشد، قدرت تحلیل کمتری ارائه کند، یا کیفیت پشتیبانی در حد انتظار نباشد، مسلماً در قیمت محصول هم باید اثرگذار باشد.

البته کسب و کارهای بزرگ کمتر باید به قیمت محصول فکر کنند. ویژگی‌های زیادی هست که در نرم افزار حسابداری به کارشان خواهد آمد. مشاغل کوچک هستند که باید حواسشان به هزینه‌های مربوط به نرم افزارها باشد. اگر قیمتی که می‌پردازید، متناسب با هزینه‌ها و درامد شرکت نیست، باید از قابلیت‌های کمتری شروع کنید. اما همیشه به قابل ‌گسترش بودن نرم افزار توجه کنید و موارد بالا را در نظر داشته باشید. قیمت نباید دلیل موجهی برای انتخاب نرم افزاری باشد که ویژگی‌های نرم افزار حسابداری مناسب را ندارد.

چرا دانستن ویژگی های نرم افزار حسابداری اهمیت دارد؟

اهیمت دانستن ها هنگام انتخاب نرم افزار ها بسیار اهمیت دارد. بد نیست با توجه به 10 موردی که به آن ها اشاره کردیم لیستی از ویژگی های نرم افزار حسابداری خوب را تهیه کنید و به هر کدام از ویژگی ها با توجه به اهمیت آن برای خود وزنی تعیین کنید و به هر نرم افزار در هر زمینه امتیازی دهید. سپس میانگین آن را محاسبه کنید و به واسطه میانگین و مقایسه نرم افزار ها بهترین آن را انتخاب کنید.