اگر صاحب کسب‌وکار هستید و هنوز حسابداری خود را به صورت دستی یا با استفاده از ابزارهای ناکارآمد انجام می‌دهید، شاید وقت آن رسیده که از یک نرمافزار حسابداری استفاده کنید. شما به عنوان صاحب یک کسب‌وکار باید تمرکز خود را برای ارائه خدمت بهتر یا کالای باکیفیت بگذارید، نه اینکه وقت خود را برای جمع و تفریق اعداد هدر دهید! یک نرمافزار حسابداری کارآمد می‌تواند بار سنگین حسابداری دستی را از دوش‌تان بردارد و به شما کمک کند تا بر کار اصلی خود تمرکز کنید. اما کاربردهای نرم افزار حسابداری چیست؟ نرمافزار حسابداری برای شما این امکان را فراهم می‌کند که جریان نقدینگی خود را ردیابی کنید و ببینید که کسب‌وکارتان در چه شرایطی به سرمی‌برد. برای اینکه کاربردهای این نرمافزار را بهتر درک کنید، پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
کاربردهای نرم افزار حسابداری
استفاده از نرم افزار حسابداری می‌تواند در وقت شما صرفه‌جویی و از بروز خطا جلوگیری کند. مزیت اصلی استفاده از این نرمافزار، کارایی است. جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات مالی از جاهای مختلف و چسباندن آن‌ها کنار یکدیگر، می‌تواند بسیار طاقت‌فرسا و وقت‌گیر باشد، اما با استفاده از نرمافزار حسابداری، همه اطلاعات تراکنش‌های مالی خود را در یک مکان دارید. می‌توانید به راحتی ببینید که چه هزینه‌هایی انجام شده یا چه مقدار نقدینگی وارد کسب‌وکارتان شده است و همیشه می‌دانید که این اطلاعات را از کجا پیدا کنید. این نرمافزار بسیاری از وظایف خسته‌کننده و تکراری حسابداری را خودکار انجام داده و و دقت داده‌های شما را افزایش می‌دهد. در ادامه با کاربردهای نرم افزار حسابداری آشنا می‌شوید.
صدور فاکتور از کاربردهای نرم افزار حسابداری
فاکتورها منبع اصلی جریان نقدینگی به کسب‌وکار شما هستند. اما مدیریت آن‌ها بر روی کاغذ خسته‌کننده، زمان‌بر و مستعد خطا است. هنگامیکه سفارشات مکرر دارید، صدور فاکتورهای فیزیکی برای هر بار خرید مشتری امکان‌پذیر نیست. همچنین ردیابی آن‌ها و یادآوری پرداخت‌های معلق به مشتریان، بدون نرمافزار خودکار دشوار است.
یکی از کاربردهای نرم افزار حسابداری این است که به طور موثر به این مشکلات رسیدگی می‌کند و ویژگی‌هایی را در اختیار شما قرار می‌دهد که مدیریت فاکتورها را آسان می‌سازد. می‌توانید پروفایل‌های تکرارشونده برای سفارش‌های منظم مشتری ایجاد کنید و فاکتورها را برنامه‌ریزی کنید تا هربار که سفارش داده می‌شود، فاکتور به‌طور خودکار ارسال شود. همچنین این امکان را دارید که شرایط و ضوابط پرداخت را در صورتحساب‌های خود لحاظ کنید تا مشتریان را در مورد پرداخت‌ها آگاه کنید.
نرم‌افزارهای حسابداری این ویژگی را دارند که یادآوری‌های پرداخت را خودکار کنند. شما می‌توانید یادآورها را بر اساس تاریخ سررسید فاکتور یا تاریخ پرداخت مورد انتظار تنظیم کنید و نرمافزار آن‌ها را به طور خودکار برای مشتریان ارسال می‌کند. با یک نرمافزار حسابداری کارآمد، می‌توانید تمام صورتحساب‌های پرداخت‌نشده را ردیابی کرده و به مشتریان یادآوری کنید که پرداخت‌هایشان را به موقع انجام دهند.
پرداخت‌های آنلاین
مرحله بعد از صدور فاکتور مشتریان، پرداخت پول است. اگر سیستم مناسبی برای انجام آن به مشتریان ارائه ندهید، جمع‌آوری پرداخت‌ها می‌تواند طاقت‌فرسا باشد. شما می‌توانید سیستم حسابداری خود را با درگاه‌های پرداخت آنلاین مختلف متصل کنید تا برای مشتریان وسیله‌ای سریع و مطمئن برای پرداخت فراهم شود. درگاه‌های پرداخت، پول‌های واریزی را ثبت می‌کنند و آن‌ها را بطور خودکار و بر اساس فاکتور مربوطه در سیستم حسابداری به‌روزرسانی می‌کنند. آن‌ها همچنین روش‌های مختلف پرداخت مانند حواله‌های بانکی آنلاین، کارت به کارت و … را به مشتریان ارائه می‌دهند.
ردیابی هزینه
یکی دیگر از کاربردهای نرم افزار حسابداری، ردیابی هزینه‌هاست. ردیابی هزینه‌ها برای کنترل جریان نقدی کسب‌وکار حیاتی است. نرمافزار حسابداری به شما کمک می‌کند تا از هزینه‌های خود مطلع شوید و آن‌ها را دسته‌بندی کنید تا تصویر واضحی از آن‌ها داشته باشید. همچنین می‌توانید از این نرمافزار برای آپلود رسیدهای هزینه، اسکن آن‌ها و ثبت خودکار اطلاعات از رسیدهای اسکن شده استفاده کنید. این ویژگی، نیاز به نگهداری رسیدهای کاغذی و ریسک گم شدن آن‌ها را از بین میبرد. برنامه‌های حسابداری صدور صورتحساب مشتریان را برای هزینه‌هایی که از طرف آن‌ها متحمل می‌شوید، آسان‌تر می‌کنند.
مغایرت‌گیری
مغایرت‌گیری یکی از ارکان اصلی حسابداری کسب‌وکار و از مهمترین کاربردهای نرم افزار حسابداری است. اتصال مستقیم حساب بانکی کسب‌وکار به نرمافزار، به شما امکان می‌دهد که صورتحساب‌ها را از فیدهای بانکی به طور خودکار در حساب‌های خود واکشی کنید. می‌توانید معیارهای سفارشی و قوانین بانکی را در نرمافزار حسابداری تنظیم کنید تا تراکنش‌های بانکی وارد شده به صورت خودکار دسته‌بندی و مغایرت‌گیری شوند. هنگامیکه تراکنش‌های شما هیچ مغایرتی نداشته باشند، فقط باید آن‌ها را تایید کنید تا حساب‌هایتان تطبیق داده شوند. نرمافزار حسابداری مغایت‌گیری را ساده می‌کند.
جدول زمانی و مدیریت پروژه
از کاربردهای نرم افزار حسابداری این است که شامل یک ماژول جدول زمانی است و به شما کمک می‌کند، بر اساس زمانی که برای یک پروژه صرف کرده‌اید، از مشتریان هزینه دریافت کنید. جدول زمانی این امکان را برای شما فراهم می‌کند که پروژه‌های خود را از بودجه‌بندی تا ثبت زمان و صورتحساب مشتریان مدیریت کنید. وقتی زمان صرف شده برای انجام وظایف توسط نرمافزار حسابداری ثبت شود، از پرداخت‌های کم یا زیاد به مشتریان جلوگیری می‌شود.
حتی می‌توانید قبل از اینکه به مشتریان صورتحساب بدهید، ورودی‌های زمانی خود را تایید کنید تا مطمئن شوید اشتباهی صورت نگرفته است. پس از تکمیل یک پروژه، جدول زمانی به شما کمک می‌کند ساعات واقعی کارکرد را با بودجه اصلی خود مقایسه کنید تا بتوانید برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای پروژه‌های آتی داشته باشید.
مدیریت موجودی از کاربردهای نرم افزار حسابداری
مدیریت موجودی یک بخش کلیدی از کسب‌وکار شماست. مدیریت موجودی کارآمد، پیش‌نیازی برای اطمینان از موجودی کافی و ارائه خدمات بهتر به مشتریان است. مدیریت موجودی شامل ثبت اطلاعات کالاها، ردیابی کالاها، حسابداری و تولید گزارش است. نرمافزار حسابداری به ثبت کدهای واحد نگهداری موجودی کالاها، افزودن تصاویر کالاها، ایجاد دسته‌ها و ردیابی جابجایی کالاها بر اساس شماره سریال یا دسته کمک می‌کند.
وقتی سفارشی برای کالاهای خود دریافت می‌کنید، می‌توانید از برنامه حسابداری برای ایجاد سفارش فروش، تبدیل آن به صورتحساب پس از تایید و مرتبط کردن مالیات‌های مربوط به آن بهره ببرید. شما این امکان را دارید که موجودی انبار را ردیابی کنید و سطوح سفارش مجدد را برای کالاهای خود تنظیم کنید.
همچنین یکی دیگر از کاربردهای نرم افزار حسابداری این است که می‌توان با استفاده از آن، ایمیل‌های خودکار دریافت کرد تا سفارش‌ها به موقع انجام شوند و موجودی انبار هیچ‌گاه تمام نشود. همچنین می‌توانید از گزارش‌های خاص موجودی کالاها برای بدست آوردن بینش بهتر و مدیریت موثرتر استفاده کنید.
محاسبات مالیاتی
یک برنامه حسابداری خوب برای رعایت مقررات مالیاتی و تسهیل فرآیند محاسبات مالیاتی طراحی شده است. هنگامیکه مجبور هستید با چندین نرخ مالیات کار کنید، نرمافزار حسابداری می‌تواند محاسبات مالیات را سرعت ببخشد و به شما کمک کند، مالیات را با دقت بیشتری در معاملات خود اعمال کنید. همچنین می‌تواند با ایجاد گزارش‌های خلاصه مالیاتی، درک روشن‌تری از مالیات‌هایی که باید بپردازید یا پرداخته‌اید به شما بدهد تا سازمان‌دهی بهتری برای آن‌ها داشته باشید.
حسابرسی مطمئن
در هنگام حسابرسی، باید سوابق حسابداری دقیق و کاملی داشته باشید. حسابرسان، دفاتر حسابداری شما را بررسی می‌کنند و اگر ناهماهنگی ببینند، ممکن است با جریمه‌های سنگین مواجه شوید. حسابداری به صورت دستی یا با ابزارهای ابتدایی، معمولا منجر به خطا می‌شود. در حالی‌که با استفاده از نرم افزار حسابداری این خطاها به ندرت اتفاق می‌افتد.
گزارش‌های حسابداری از کاربردهای نرم افزار حسابداری
به عنوان صاحب یک کسب‌وکار، باید رشد تجارت خود را به صورت دوره ای بررسی کنید و برای اطمینان از سلامت آن تصمیمات درستی بگیرید. گزارش‌های حسابداری به شما کمک می‌کنند تا روندهای مالی کسب‌وکار خود را درک کرده و الگوهای رشد را تجزیه و تحلیل کنید. با این حال، تولید گزارش بدون نرم افزار حسابداری، بسیار سخت است، زیرا برای ایجاد هر یک از آن‌ها باید داده‌ها را ادغام کنید. برنامه حسابداری به طور خودکار می‌تواند گزارش مورد نظر را تولید و در زمان و انرژی شما صرفه‌جویی کند.
سه صورت مالی مهم وجود دارد که یک کسب‌وکار باید همواره به آن‌ها دسترسی داشته باشد. این صورت‌های مالی شامل صورت جریان نقدی، صورت سود و زیان و ترازنامه هستند. نرمافزار حسابداری دارای ویژگی‌های گزارشگری داخلی است که جریان نقدی را تجزیه و تحلیل می‌کند و به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا همواره از آن مطلع باشند. از دیگر کاربردهای نرم افزار حسابداری این است که می‌توانید به وسیله آن، صورت‌های سود و زیان و گزارش‌های ترازنامه تهیه کنید تا به شما در درک جنبه‌های مالی کلیدی کسب‌وکارتان، نتیجه‌گیری و تصمیم‌گیری آگاهانه کمک کند و بتوانید آن را در مسیر درست هدایت کنید.
جمع بندی
علاوه بر سه صورت مالی مهم، یک سیستم حسابداری کارآمد، این امکان را دارد که به طور خودکار اطلاعات سایر جنبه‌های کلیدی کسب‌وکار مانند فروش، خرید، مالیات، موجودی و پروژه‌ها را جمع‌آوری کند. همه این داده‌ها به شما کمک می‌کنند تا گزارش‌های فوری تهیه کنید، تصمیمات سریع بگیرید و کسب‌وکار خود را سالم نگه دارید.
شما در چه زمینه هایی از نرم افزار حسابداری استفاده می کنید؟ نظرات خود را با خوانندگان بلاگ زینسی به اشتراک بگذارید.
متن جذابی بود ممنون از تیم خوب زینسی. صدور فاکتور و مغایرت گیری با نرم افزارهای حسابداری خیلی کارو راحت میکنه.
مدیریت پروژه چطور میتونه جزو کاربردهای نرم افزار حسابداری باشه؟
سلام مدیریت پروژه چطور میتونه جزو کاربردهای نرم افزار حسابداری باشه؟
سلام مهدی عزیز
مدیریت پروژه خود یک دسته بندی بسیار بزرگ با پیچ های متنوعی است که بعضی از این فیچر ها و ویژگی ها کمک کننده خواهد بود برای بخش حسابداری برای کاهش هزینه ها یا مدیریت بودجه برای یک سازمان
سلام مهدی عزیز
مسلماً حسابداری آنلاین به دلیل این که شما در هر نقطه ای که باشید می توانید دسترسی های لازم را داشته باشید یک ویژگی مهم برای یک نرم افزار حسابداری است
فکر میکنم کاربردهای نرم افزار حسابداری رو تا صبح بشمریم تموم نمیشه. هیچ کسب و کاری بدون نرم افزار حسابداری نمیتونه رشد کنه.
مقاله کاربردهای نرم افزار حسابداری فوق العاده بود استفاده کردم ممنون از تیم زینسی
از کاربردهای نرم افزار حسابداری ، صدور فاکتور خیلی مهمه برای کسب و کار من.
سلام دوست عزیز
بله. مهمترین ویژگی یه نرم افزار حسابداری صدور فاکتور است
از مهم ترین کاربردهای نرم افزار حسابداری صدور فاکتور و مغایرت گیری هست
مدیریت پروژه هم جزو کاربردهای نرم افزار حسابداری به شمار میاد؟ یعنی نرم افزار حسابداری قابلیت نرم افزاری مثل ترلو هم داره؟
از کاربردهای نرم افزار حسابداری پرداخت های آنلاین رو گفتید متوجه نشدم نرم افزار حسابداری درگاه پرداخت داره؟
در پاسخ به سعید نوفر
سعید عزیز نرم افزارهای حسابداری درگاه پرداخت آنلاین ندارن فقط میتونن به درگاه‌های آنلاین متصل بشن.
کاربردهای نرم افزار حسابداری اینقد زیاد شده که اصلا هیچچچچچچچ کسب و کاری نمیتونه بدون این نرم افزار دووم بیاره. تو این زمونه اگه کسب و کاری بخواد حساب و کتاباشو دستی حساب کنه که واویلااااااا
در پاسخ به الهه
بله کاملا درست میفرمایید الهه عزیز. امروزه همه کسب و کارها برای مدیریت امور مالی شون باید از کاربردهای نرم افزار حسابداری بهره مند بشن. ممنون از نظرتون.
دیگه فکر کنم همه مون کاربردهای نرم افزار حسابداری رو میدونیم. کمتر کسی هست که ندونه چیه و حتی کمتر کسی الان نرم افزار حسابداری نداره!
در پاسخ به الهام نجفی
بله الهام عزیز گذشت زمان اهمیت و کاربرد نرم افزار حسابداری رو برامون روشن تر کرده.
مگه کسی هست که کاربردهای نرم افزار حسابداری رو ندونه؟؟
در پاسخ به فرشاد
دوست عزیز اکثرا همه میدونن ما صرفا برای یادآوری و تکرار کاربردهای نرم افزار حسابداری رو درج کردیم براتون 🙂