در زمان‌های گذشته هر مجموعه‌‌ای دارای اتاق بایگانی بود که همه‌ی اطلاعات را به صورت ایجاد پرونده در آنجا نگهداری می‌کردند. دسترسی سریع به اطلاعات بایگانی امری بسیار ضروری و مهم است و از طرفی نگهداری این اسناد به صورت سریع و آسان و دستیابی به اطلاعات مختلف از قبیل اسناد،  نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و ... در سازمان‌ها و شرکت‌ها احساس می‌شود.

نرم افزارهای مدیریتی برای انواع شرکت‌ها مناسب می‌باشد، اما گاهی استفاده از آن‌ها با مشکلات زیادی همراه است. یکی از این مشکلات پیچیده بودن سیستم و هزینه‌ی زیاد آن برای تهیه است. با توجه به نیاز شرکت‌ها ، سازمان‌ها متخصصین به طراحی نرم افزار آرشیو و مدیریت الکترونیکی اسناد آرشیوان پرداختند.