ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری به کمک نرم افزار حسابداری

پرداختی به کارکنان در محاسبات مالی کسب‌وکارها جایگاه ویژه‌ای دارد. حقوق و دستمزد در حسابداری شرکت‌ها از اصول قانون کار پیروی می‌کند. بنابراین برای محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری باید این اصول را در نظر گرفت. در غیراینصورت ممکن است برای واحد اقتصادی مسائل حقوقی – قانونی پیش بیاید. اگر می‌خواهید با مفاهیم ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری آشنا شوید تا انتها با ما همراه باشید.

حقوق و دستمزد چیست؟

حقوق و دستمزد یا Payroll، پرداختی‌های بخش حسابداری به پرسنل در ازای فعالیت‌های معین مربوط به اهداف شرکت‌ها است. حقوق کارکنان بر اساس متغیرهای از پیش تعیین‌شده محاسبه می‌شود.

معیار محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری برخی از شرکت‌های زمان فعالیت است. مثلا در ازای 8 ساعت کار روزانه، مبلغ مشخصی به کارکنان پرداخت می‌شود. تعداد کار انجام شده، معیار دیگری برای محاسبه حقوق پرسنل است. طبق این معیار بعد از پایان کار مورد توافق، دستمزد به پرسنل پرداخت می‌شود.

یکی دیگر از معیارهای پرداخت حقوق، طرح تشویقی است. در این معیار برای مدت زمان مشخص، کار معینی تعریف می‌شود. اگر پرسنل در همان زمان کار بیشتری انجام دهند؛ در ازای تعداد اضافه مبلغ مازادی به‌عنوان تشویقی می‌گیرند.

حسابداری حقوق و دستمزد

ثبت و بایگانی داده‌های حقوق و دستمزد کارکنان در دفاتر یا نرم افزارهای مربوطه را حسابداری حقوق و دستمزد می‌گویند. حقوق پرسنل در حسابداری واحدهای اقتصادی ماهیت هزینه‌ای دارد و سهم کارکنان را در تولید محصولات یا ارائه خدمات نشان می‌دهد. به همین دلیل می‌توان آن را از درآمد ناخالص کم کرد.

کسر این هزینه، درآمد مشمول مالیات کسب‌وکارها را کاهش می‌دهد. بنابراین ثبت دقیق آن در سود نهایی شرکت‌ها تاثیر مستقیم می‌گذارد. واحد حسابداری موظف است کارکرد کارکنان را بر اساس سیاست‌های مالی شرکت به‌صورت روزانه یا ماهیانه محاسبه کند. این محاسبات در قالب فیش حقوقی به پرسنل ارائه می‌شود. ثبت دقیق این اطلاعات در نرم افزارهای حسابداری انجام می‌گیرد.

دلیل اهمیت محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری شرکت‌ها

در بخش قبل به یکی از دلایل اهمیت محاسبه دقیق حقوق و دستمزد در واحدهای اقتصادی اشاره کردیم. دلایل مهم دیگر آن به شرح زیر است:

1. یکی از بیشترین هزینه‌های واحدهای اداری – تجاری هزینه حقوق پرسنل است.
2. منابع انسانی مهم‌ترین سرمایه کسب‌وکار برای افزایش کیفیت انجام کار و درآمدزایی سازمان‌ها هستند.
3. هزینه‌های حقوق و دستمزد حدود 80 درصد کل هزینه‌های ادارات دولتی، شرکت‌های خدماتی و… را تشکیل می‌دهند.
4. حدود 10 تا 15 درصد هزینه بهای تمام شده تولید کالا در شرکت‌های صنعتی به هزینه حقوق و دستمزد اختصاص دارد.
5. در سطح کلان، عادلانه بودن حقوق و دستمزد می‌تواند مسائل زیادی در زمینه اجتماعی، سیاسی و رفاهی را به دنبال داشته باشد.

قوانین حقوق و دستمزد در حسابداری

گفتیم که محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری از اصول قانون کار پیروی می‌کند. این قوانین به شرح زیر است:

• معیار تعیین حقوق و دستمزد پرسنل ماه 30 روزه است.
• برای محاسبه حقوق کارکنان در ماه‌های 31 روزه، ابتدا مبلغ حقوق را بر 30 تقسیم می‌کنند و پاسخ در 31 ضرب می‌گردد.
• برای محاسبه حقوق کارکنان در ماه‌های 29 روزه، ابتدا مبلغ حقوق را بر 30 تقسیم می‌کنند و پاسخ در 29 ضرب می‌گردد.
• هر فرد شاغل باید در هفته 44 ساعت کار کند.
• محدودیتی برای توزیع 44 ساعت کار در روزهای هفته نیست، به شرطی که ساعت کار روزانه فرد از 8 ساعت بیشتر نشود.
• ساعت شروع و پایان کار روزانه باید بین 6 صبح الی 22 شب تنظیم شود.
• جمعه، روز تعطیلی پرسنل است. بااین‌وجود، این روز در حقوق ماهیانه محاسبه می‌شود. بنابراین حقوق‌ها 30 روزه تعیین می‌شوند.
• هر فرد در ماه باید 192 ساعت کار کند تا مشمول دریافت حداقل حقوق وزارت کار شود.
• اضافه‌کاری روزانه نباید بیش از 4 ساعت باشد.
• برای تعیین حقوق اضافه‌کاری مبلغ دستمزد ثابت فرد بر عدد 192 تقسیم می‌شود و سپس در عدد 1.4 ضرب می‌شود.
• دستمزد هر ساعت اضافه‌کاری، 40 درصد بیشتر از ساعات کاری عادی محاسبه می‌شود.
• ساعات کار پرسنل در مشاغل سخت و زیان‌آور 36 ساعت در هفته و 6 ساعت در روز است.
• کارفرما موظف است برای سنوات کارکنانی که طبق قانون کار یک سال به بالا سابقه خدمت دارند، بر اساس آخرین حقوق دریافتی، یک ماه حقوق برای مزایای پایان کار بپردازند.
• عیدی کارکنان بر مبنای پایه حقوقی محاسبه می‌شود. این مبلغ دو برابر پایه حقوقی است. البته مشروط به اینکه از سه برابر حداقل حقوق دریافتی همان سال بیشتر نشود.

الزامات محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری واحدهای اقتصادی

علاوه‌بر اصول قانون کار محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری واحدهای اقتصادی الزامات زیر را دارد:

• داشتن اطلاعات کامل و جامع از پرونده فعلی و سوابق کارکنان
• رعایت قوانین مالیاتی، تامین اجتماعی و معافیت‌های عمومی پیش‌بینی شده در قانون
• رعایت قوانین کار در خصوص نحوه استخدام، نحوه تحریر و الزامات قرارداد
• رعایت ایمنی کار در واحدهای اقتصادی با عملیات سخت، پرریسک یا دارای خطرات فیزیکی
• رعایت الزامات حقوق پرسنل کارآموز، آزمایشی و فصلی
• شفاف بودن نحوه محاسبه و تخصیص حقوق و دستمزد
• شفاف بودن الگوی محاسبات ارقام پرداختی غیر مستمر
• شفاف بودن موارد و آیتم‌های کسر حقوق ماهانه یا موردی
• رعایت استاندارد گزارش‌گیری حقوق و دستمزد برای افراد درون‌سازمانی و برون‌سازمانی مانند اداره مالیات و…
• شناسایی دقیق هزینه‌های دستمزدی سازمان

دستمزد در نرم افزار حسابداری

برای محاسبه دستمزد در نرم افزار حسابداری ابتدا حساب‌های معین را ثبت می‌کنند. این حساب‌ها شامل: هزینه‌های حقوق و دستمزد، سایر حساب‌های دریافتنی و بستانکاران دولتی می‌شود.

در این حساب‌ها موارد زیر لحاظ می‌گردد:

• کارکرد ماه کارکنان
• میزان اضافه‌کاری
• تعداد روزهای غیبت از کار
• روزهای مرخصی مانند مرخصی زایمان و…
• محاسبه حقوق ماهیانه
• محاسبه عیدی ذخیره و پرداختنی
• محاسبه سنوات ذخیره و پرداختنی
• محاسبه بازخرید مرخصی پرسنل

وظایف اصلی سیستم حقوق و دستمزد

سیستم پرداخت حقوق در شرکت‌ها از سه دایره کارگزینی، ثبت ورود و خروج کارکنان و حسابداری حقوق و دستمزد تشکیل شده است. وظایف اصلی سیستم مذکور به شرح زیر است:

1. جمع‌آوری اطلاعات حکم حقوقی کارکنان
2. جمع‌آوری اطلاعات کارکرد کارکنان مانند: ساعات کارکرد عادی، اضافه‌کاری‌ها، ساعت کاری‌های موردی، ماموریت و کسر حضور
3. محاسبه حقوق و دستمزد هر فرد به تفکیک محل خدمت و مرکز هزینه
4. تسهیم هزینه‌های حقوق و دستمزد بر اساس استانداردها و قوانین موجود
5. ذخیره‌سازی اطلاعات محاسباتی پرسنل شامل ساعت کارکرد و اعداد خالص و ناخالص قابل پرداخت
6. خروجی گزارش حقوق و دستمزد هر شخص به تفکیک
7. استخراج گزارش‌های متعدد در خصوص میزان بهره‌وری و کارایی کارکنان
8. استخراج گزارش‌های برون‌سازمانی مانند گزارش‌های حسابرسی، مالیات و بیمه
9. ذخیره‌سازی اطلاعات سنواتی پرسنل و بایگانی الکترونیکی اطلاعات مذکور

محاسبه حقوق و دستمزد به کمک نرم افزارهای حسابداری تجاری – اداری

نرم افزارهای تخصصی حسابداری، محاسبه حقوق و دستمزد را برای کسب‌وکارهای آسانتر کرده است. بااین‌وجود، شرکت‌ها الزام قانونی برای محاسبه دستمزد کارکنان با نرم افزار حسابداری ندارند. اما بخاطر کاربری آسان، امکان ثبت و بررسی دقیق داده‌ها، دقت و سرعت در انجام محاسبات و امکان گزارش‌گیری استاندارد بیشتر کسب‌وکارها حسابداری مکانیزه را انتخاب می‌کنند.

افزون‌بر دلایل ذکر شده استفاده از این نرم‌افزارها بخاطر دقت بالا، موجب افزایش رضایت پرسنل می‌شوند. همچنین تعامل با مراکز و سازمان‌هایی مانند اداره بیمه، سازمان امور مالیاتی و… را تسهیل می‌کنند.

آیا به دنبال نرم‌افزارهای تخصصی هستید؟ زینسی، پلتفرم جامع معرفی، بررسی و مقایسه نرم افزار و اپلیکیشن‌های کاربردی است. شما می‌توانید برای دانلود برنامه‌های تخصصی محاسبه حقوق و دستمزد به بخش نرم افزارهای حسابداری تجاری اداری در دسته بندی های سایت بروید. کاربران در پلتفرم زینسی می‌توانند قابلیت‌های این نرم‌افزارها را با هم مقایسه کنند. سپس نرم‌افزار مناسب واحد اقتصادی خود را انتخاب نمایند.

تهیه لیست حقوق و دستمزد در حسابداری

شما برای تهیه لیست حقوق و دستمزد در حسابداری به 7 بخش نیاز دارید که در جدول زیر قابل مشاهده است:

ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری صنعتی

گفتیم که 10 تا 15 درصد هزینه بهای تمام شده کالا در حسابداری صنعتی به هزینه حقوق و دستمزد کارکنان اختصاص دارد. برای ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری صنعتی یکبار آن را با عنوان ثبت بدهکار سند حقوق و دستمزد درج می‌کنند.

یکبار هم آن را تحت عنوان ثبت بستانکار سند حقوق و دستمزد می‌آورند. ثبت بدهکار آن شامل حقوق کارکرد، حق اولاد، حق مسکن و… می‌شود. در ثبت بستانکار هم مواردی چون مطالبات پرسنل لحاظ می‌گردد. این سند در حسابداری صنعتی دو قسمت دارد:

• دستمزد مستقیم: پرسنلی که در خط تولید کالا نقش مستقیم دارند. این دستمزد با عنوان قیمت کالای در جریان تولید در حسابداری صنعتی ثبت می‌گردد.
• دستمزد غیر مستقیم: پرسنلی که در خط تولید کالا شاغل نیستند. مانند نگهبانی و … دستمزد غیرمستقیم به عنوان سربار ساخت ثبت می‌شود.

ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری دولتی

حدود 80 درصد هزینه سازمان‌های دولتی به حقوق و دستمزد پرسنل اختصاص دارد. سیستم ثبت حقوق و دستمزد در حسابداری دولتی کمی با سایر شرکت‌ها متفاوت است.

مقایسه و بررسی نرم افزارهای حوزه حسابداری زینسی

حقوق کارکنان برای کسب‌وکاها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. زیرا از یک طرف بیشترین هزینه را به واحد اقتصادی تحمیل می‌کند. از طرف دیگر کیفیت کار و درآمد کسب‌وکارها با آن رابطه مستقیم دارد. حقوق و دستمزد در حسابداری در همه کشورها از اصول خاصی پیروی می‌کند. اما کشور ما یکی از پیچیده‌‌ترین سیستم‌های محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان را دارد. بنابراین به تمام فعالان اقتصادی توصیه می‌شود که در انجام محاسبات آن از حسابداری مکانیزه استفاده کنند. در این مقاله از بلاگ زینسی با نکات و مفاهیم ثبت سند حقوق و دستمزد در حسابداری آشنا شدیم. اگر در خصوص این موضوع ابهام یا پرسشی دارید، برای ما کامنت بگذارید. چنانچه در از نرم افزارهای تخصصی محاسبه حقوق و دستمزد استفاده کرده‌اید، خوشحال می‌شویم که تجربیات شما را بشنویم.

منابع:

1. sepidarsystem
2. baransys
3. fardadgroup

سوالات متداول: