معرفی نرم افزار مدیریت پروژه با7 نکته طلایی

مدیریت پروژه  شاید جزو پرچالش‌ترین مسئولیت‌های حال حاضر دنیا باشد! سه فاکتور اصلی برای مدیریت یک پروژه عبارتند از: زمان لازم برای انجام پروژه، هزینه­ی انجام پروژه و البته کیفیت خروجی کار . نگه‌داری این سه فاکتور در یک بالانس مناسب، کار راحتی نیست. هرچقدر هم برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید، در موارد زیادی لازم است انعطاف نشان دهید و برنامه خود را تغییر دهید.

در این مقاله قصد داریم 7 نکته حیاتی را که باید در مدیریت پروژه هایتان رعایت‌ کنید به شما بگوییم. همچنین در انتهای مقاله، نرم‌افزاری معرفی می‌کنیم که می‌تواند شما را در این مسیر پر فراز‌ونشیب یاری کند.

ابتدا 7 نکته‌ای که به آن‌ها اشاره کردیم:

نکاتی برای بهبود مهارت های مدیریت پروژه

 

عمل کنید، حرف خالی زدن فایده‌ای ندارد: به عنوان مدیر یک پروژه می‌توانید هرچقدر که دلتان می‌خواهد صحبت کنید. هیچ‌کس هم مانعتان نمی‌شود. اما اگر به حرف‌هایی که می‌زنید عمل نمی‌کنید، جای بحث دارد. اگر فقط حرف بزنید، هدایت و رهبری تیمتان و البته در مسیر نگه داشتن کل پروژه چیزی شبیه کابوس می‌شود. در تمام طول پروژه شما زیر ذره‌بین افراد زیادی هستید. مهارت‌های رهبری، ارتباطات و سازماندهی خود را نشان دهید. اگر هم جایی نیاز به ارتقای مهارت‌هایتان داشتید، کاملاً طبیعی است. ارتقا پیدا کنید و مطمئن شوید که در مسیر باقی مانده‌اید.

 

مدیریت پروژه‌ای را قبول کنید که کاملاً از جزئیات آن آگاه هستید:

بسیار مهم است پروژه‌ای که تحویل گرفته‌اید را از تمام جوانب بررسی کرده باشید و آن را کاملاً بفهمید. اصلی‌ترین موضوع در اجرای موفق یک پروژه، پی‌ریزی درست آن است. این پی‌ریزی با شناخت کامل از کارفرما و سرمایه‌گذاران حاصل می‌شود. باید بدانید به چه چیزهایی علاقه دارند و البته انتظارشان از خروجی کار چیست؟ این یعنی یک شروع اصولی و محکم.

 

نیازهای پروژه را شناسایی کنید:

منابعی که در اختیار دارید، سرانجام موفق یا ناموفق پروژه را مشخص می‌کنند. پس فراموش نکنید که همان اول کار، به تمام نیازهای پروژه از جمله ابزار، تخصص‌ها، تعداد نفرات، مقدار پول و … آگاه شوید. سپس اطلاعات به دست‌آمده را به مشتری و یا سرمایه‌گذارانی که با آن‌ها طرف هستید منتقل کنید.

 

سطح انتظار مشتری را از مدیریت پروژه کنترل کنید:

بهترین راه برای کنترل سطح انتظار کارفرما، مطلع کردن او از تمام اتفاقاتی است که ممکن است کار را به تاخیر بیندازد و یا در کیفیت آن تاثیر منفی بگذارد. اصلاً خیال نکنید که عیبی ندارد، بعداً خودش متوجه می‌شود! دائماً در ارتباط باشید و مشکلات و چالش‌های احتمالی پیشِ‌رو را اطلاع رسانی‌ کنید.

 

یک دنده نباشید، انعطاف در مدیریت پروژه لازم است:

شاید در زمان‌های گذشته، اقتدار و پای حرف ایستادن، یکی از شاخصه‌های یک مدیر باصلابت و موفق بود. احتمالاً در گذشته متغیرهایی که می‌توانستند تمام روند یک پروژه را تغییر دهند کم‌تر از این‌روزها بودند. به‌‌هر‌حال ممکن است با یک تلفن لازم باشد برنامه‌ای که چیده‌اید را عوض کنید. به همین سادگی. پس لازم است منعطف باشید تا بتوانید از نو برنامه‌ریزی کنید.

 

تیم سازی در مدیریت پروژه مهم است :

برای هر قسمت از پروژه، فردی را انتخاب کنید که به توانایی‌های او ایمان کامل دارید و می‌توانید با خیال راحت گوشه‌ خاصی از کار را با توجه به تخصص مدنظر به او بسپارید. عدم انتخاب دوست و آشنا، صرفاً به دلیل رودروایسی و امثالهم یک قدم بزرگ برای رسیدن به موفقیت است.

 

راه ارتباطی خود با اعضای تیمتان را باز بگذارید:

همان‌طور که شما انتظار دارید به آسانی با مشتری و یا سرمایه‌گذاران در ارتباط باشید، اعضای تیمتان هم توقع دارند که بتوانند به سادگی شما را پیدا کنند و در مورد مسائل مختلف با شما صحبت کنند. ممکن است جایی به کمک شما نیاز باشد و یا بخواهند در مورد موقعیتی پیش‌بینی نشده اطلاع‌رسانی کنند.

 

نرم افزار  مدیریت پروژه مناسب

مسلماً در عصر دیجیتال، عصری که تقریباً می‌توان گفت تمام فعالیت‌های بشر به نوعی به کامپیوترها مرتبط است، نرم‌‌افزارهایی وجود دارند که بتوانند سنگینی بار مدیریت را از شانه شما کم کنند.

با توجه به تعریف ویکی‌پدیا، نرم‌افزار مدیریت پروژه، طیف وسیعی از نرم‌افزارها را شامل می‌شود. نرم‌افزارهای مربوط به طرح‌ریزی، تخمین زدن، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، مدیریت کیفیت، مستندسازی و ….

یعنی نرم‌افزارهایی که مسئولیت‌های مختلف یک مدیر پروژه را تا حد زیادی انجام می‌دهند یا حداقل کمک‌حال او برای راحتی کارش هستند.

 

نرم‌افزارهای بسیاری در رابطه با این موضوع وجود دارند که ما سعی کردیم بهترین آن‌ها را به شما معرفی کنیم. ترلو امتحانش را پس داده است. ترلو یا Trello، برنامه‌ای است که در چند سال گذشته بسیار محبوب شده است. اگر به سایت ترلو مراجعه کنید، در همان ابتدا نوشته‌ای با این مضمون می‌بینید. ترلو به شما اجازه می‌دهد با مشارکت بیشتری کارهایتان را انجام دهید و البته کارهای بیشتری انجام دهید! ما هم این ادعا را با توجه به تجربه‌ استفاده از ترلو تائید می‌کنیم.

 

ترلو با بوردها، کارت‌ها و لیست‌هایی که دارد امکان سازماندهی و الویت‌بندی کارهایتان را برای شما فراهم می‌کند. همچنین ذکر این نکته ضروری است که محیط این نرم‌افزار ساده، منعطف، لذت‌بخش و البته کارآمد است. همه‌ این ویژگی‌ها در کنار هم، تجربه کاربری شیرینی را برای مدیران پروژه فراهم می کند.

ترلو قابلیت استفاده بر روی کامپیوترهای شخصی، گوشی‌های موبایل و انواع دیوایس‌های مختلف را دارد؛ یعنی از هرجا می‌توانید برنامه‌ریزی‌هایتان را مشاهده کنید و بررسی کنید که هر کدام از اعضای تیمتان به وظایفشان عمل می‌کنند یا نه؟

 

یکی دیگر از قابلیت‌های این نرم‌افزار، امکان استفاده به‌صورت گروهی است؛ یعنی شما و همه‌ اعضای تیمتان می‌توانید به صورت مشترک به یک صفحه دسترسی داشته باشید. با استفاده از این امکان می‌توانید برای هریک از اعضا وظیفه‌ای تعیین کنید و البته زمانی که می‌خواهید کار انجام شده باشد را هم مشخص کنید.

ترلو با قابلیت ارسال نوتیفیکیشن، به شما اطلاع می‌دهد که زمان انجام کاری که از سه ماه قبل برای امروز برنامه‌ریزی کرده‌اید فرارسیده است. نرم‌افزار ترلو قابلیت‌های بسیاری دارد و مواردی که در بالا ذکر شدند را می‌توان جزو مهم‌ترین آن‌ها دانست؛ اما همان‌طور که گفتیم محیط ساده ترلو یکی از ویژگی‌های دوست‌داشتنی این نرم‌افزار است. این محیط ساده باعث می‌شود با کمی کند‌و‌کاو در این نرم‌افزار طرز کار آن را به راحتی یاد بگیرید.

جمع‌بندی پایانی

در ابتدای مقاله، تعریف مختصری از مدیریت پروژه و مسئولیت‌های یک مدیر پروژه خدمتتان ارائه کردیم. همچنین به 7 نکته کاربردی برای مدیریت بهتر پروژه‌هایتان اشاره کردیم که این 7 نکته عبارتند از:

عملگرایی، اشراف کامل به همه جوانب پروژه، شناسایی نیازهای پروژه، کنترل سطح انتظار مشتری، انعطاف‌پذیری، تیم‌سازی مناسب و ارتباط مداوم با اعضای تیمتان

همچنین در قسمت پایانی به معرفی نرم‌افزار بی‌نظیر ترلو پرداختیم که با کمک آن می‌توانید سه فاکتور اصلی مدیریت پروژه یعنی زمان، بودجه و کیفیت را به بهترین شکل مدیریت کنید.

امیدواریم بتوانید با استفاده از این مقاله میزان کارایی خود در مدیریت پروژه را تا حد قابل توجهی ارتقاء دهید.