با انواع سیستم حسابداری و مزایایی که دارند آشنا شوید

به عنوان کسی که کسب و کاری را مدیریت می‌کنید و صاحب آن کسب و کار به شمار می‌آیید، این وظیفه شماست که امور مالی خود را پیگیری کنید و برای پرداختی‌ها و مخارج به موقع اقدام کنید. اینکه از چه نوع سیستم و یا نرم افزار های حسابداری استفاده کنید و یا آن را اصلا به صورت دستی و سنتی پیش ببرید و یا به انواع سیستم حسابداری حرفه‌ای مراجعه کنید، کاملا به سلیقه و خواست شما بستگی دارد. شما می‌توانید این سیستم‌ها را در شرکت خود داشته باشید و در کنار آن سراغ استخدام افراد حرفه‌ای در امر حساب و کتاب نیز بروید، تا بتوانید امور مالی را به شکل اصولی مدیریت کنید.

در نهایت اینکه چه نوع سیستم حسابداری را انتخاب می‌کنید،‌ کاملا شخصی و سلیقه‌ای است اما شما در حال حاضر می‌توانید کمی وقت بگذارید و با سیستم‌های مختلف حسابداری در این مقاله آشنا شوید. شما با آشنایی با انواع سیستم حسابداری و نرم افزار های حسابداری، هم می‌توانید از امکانات و ویژگی‌های آنها مطلع شوید و هم می‌توانید تصمیم بگیرید که کدامیک برای کسب و کار شما مناسب‌تر است.

سیستم حسابداری چیست؟

انواع مختلفی از سیستم‌های حسابداری وجود دارد و هر یک دارای ویژگی‌های خاصی هستند. با این حال، همه آنها یک هدف مشترک دارند: مدیریت فعالیت‌های مالی یک کسب و کار، مانند درآمد، هزینه‌ها و بدهی‌ها. در عصر دیجیتالی که در حال حاضر در آن هستیم، بیشتر حسابداران از سیستم‌های پیچیده‌ای استفاده می‌کنند که شامل یادآوری پرداخت معوقه‌ها، قابلیت‌های گزارشگری پیشرفته، بک آپ گیری خودکار از داده‌ها، خدمات مبتنی بر سرورهای ابری و موارد دیگر هستند.

بدون وجود سیستم حسابداری، تهیه گزارشگرهای ماهانه و سالانه، پیگیری هزینه‌های روزمره و ارزیابی عملکرد مالی شرکت دشوار است. باید قبول کرد که دیگر محاسبات دستی منسوخ شده و اینگونه گزارش‌گیری‌ها مستعد خطاهای انسانی هستند. از طرف دیگر، سیستم‌های حسابداری رایانه‌ای بسیار دقیق هستند و کار محاسبه‌گر، حسابدار و حتی خود شما را بسیار آسان کرده‌اند. شما با استفاده از این سیستم‌های جدید می‌توانید از هدر رفت هزینه، وقت و هزینه خود جلوگیری کنید.

این سیستم‌ها که به صورت نرم افزار و اپلیکیشن در دسترس هستند، انواع اطلاعات حسابداری را مدیریت می‌کنند و امکان گرفتن گزارش‌های مفصل را به شما می‌دهند. می‌توانید از آنها برای محاسبه دستمزد پرداختی و پرداخت حقوق سر موعد مقرر، ثبت معاملات، بررسی نسبت گردش پول و پردازش داده‌های مربوط به فروش، سیستم حقوق و دستمزد، موجودی کالا و سایر جنبه‌های اصلی تجارت خود استفاده کنید. برخی از سیستم‌های حسابداری برای مشاغل کوچک و فریلنسرها طراحی شده‌اند، در حالی که برخی دیگر برای شرکت‌های بزرگ، سازمان‌های دولتی یا صنایع خاص کارایی دارند.

انواع سیستم حسابداری به موارد زیر تقسیم می‌شوند:

• حسابداری ابری
• حسابداری تولیدی
• حسابداری صنعتی
• حسابداری فروشگاهی
• حسابداری-تجاری اداری
• حسابداری شخصی

حسابداری ابری

این سیستم‌های حسابداری که به اسم حسابداری ابری یا حسابداری تحت وب معروف هستند، سیستم‌هایی هستند که در سروری از راه دور میزبانی می‌شود و در این نرم افزارها، تمام اطلاعات کاربران و داده‌ها برای پردازش، ابتدا به cloud ارسال می‌شوند و هر فردی با دسترسی به اینترنت و یا سایر شبکه‌ها می‌تواند حسابداری را کنترل و مدیریت کند. به همین خاطر دیگر نیاز به نصب سیستم‌های حسابداری برای هر فرد و بر روی سیستم‌ها جاگانه نیست و با دسترسی به cloud، همه می‌توانند اطلاعات این روش حسابداری را در اختیار داشته باشند و تمام کارها را از راه دور نیز انجام دهند.

مزایای سیستم حسابداری ابری

• دسترسی آسان و بدون محدودیت
• پشتیبانی آنلاین در کل روزهای هفته و 24 ساعت شبانه
• امکان دسترسی با انواع دستگاه‌ها
• امکان استفاده از دستگاه بارکد خوان
• افزایش همکاری تیمی
• صرفه جویی در وقت
• امکان دریافت گزارش‌هایی از دارایی
• بدون نیاز به نصب
• امکان مدیریت انبار

حسابداری صنعتی

اصلی‌ترین بخش رسیدگی به امور مالی در صنایع مختلف، به بخش تولید ربط دارد و برای رسیدگی به آن به نرم افزار حسابداری صنعتی نیاز است. نرم افزارهای حسابداری صنعتی به شما در تشخیص، تخصیص، جمع آوری، طبقه بندی، ثبت و گزارش هزینه‌های واقعی تولید کمک می‌کنند و این موارد را به صورت مکانیزه شده می‌توانید مدیریت کنید. با بررسی امور مالی و حساب و کتاب‌های بخش تولید هر صنعتی می‌توانید به خوبی در مورد تولید کالایی تصمیم گیری کنید و سود و زیان آن را قبل از هر تصمیمی مشخص کنید.

مزایای سیستم حسابداری صنعتی

• کاهش هزینه‌ها
• اتخاذ تصمیم‌های درست
• دریافت گزارش‌های مالی دقیق
• گردش چک و بانک
• ترجمه فاکتور رسمی ‌و غیررسمی
• گزارش گیری و نمایش از سود بر اساس بازه‌های زمانی
• گزارش عملکرد دوره‌ای انبار
• امکان استفاده از بارکدخوان
• دریافت اطلاعات نموداری جهت ارزیابی سیستم و فروش
• صدور رسید انبار تولید
• مدیریت دستمزد

نرم افزار های حسابداری برای فروشگاه ها

رسیدگی به حساب و کتاب فروشگاه می‌تواند یکی از چالش برانگیزترین موارد این مقاله باشد. مشخص کردن تعدا کالاها در انبار، گزارش‌های فروش، گزارش‌های خرید، میزان هزینه‌ها، پرداخت مالیات، امکان فاکتوردهی و موراد بسیار دیگر که همگی در سیستم حسابداری فروشگاهی جای می‌گیرند.

تمامی فروشگاه‌ها برای پیشرفت خود و منظم شدن حساب و کتاب‌شان به نرم افزار‌های حسابداری فروشگاهی نیازمند هستند. بسیاری از فروشگاه‌های بزرگ و کوچک مجبور به استفاده از نرم افزار های حسابداری و فروشگاهی هستند، چرا که برای امور مالی آنها به هیچ عنوان روش‌های سنتی پاسخگو نیست و امکان خطا و اشتباه در آن بسیار زیاد و همچنین زمان‌بر است. 

مزایای سیستم حسابداری فروشگاهی

• پیشگیری از ضرر و زیان
• صرفه جویی زمانی در فروشگاه
• مدیریت جریان نقدینگی فروشگاه
• کاهش خطاهای مربوط به حساب و کتاب
• امکان دریافت انواع گزارش
• صدور پیش فاکتور و فاکتور

نرم افزار های حسابداری برای کسب و کارهای تولیدی

نرم افزار حسابداری تولیدی، در واقع موجودی کالا و هزینه‌های مرتبط با کالاهای فروخته شده را ارزیابی می‌کند.  به همین خاطر می‌توانید با کمک این سیستم‌های حسابداری میزان هزینه مواد اولیه، هزینه کارهای انجام شده و همچنین محاسبه بهای تمام شده کالا را ارزیابی و بررسی کنید تا در نهایت بتوانید به خوبی برای این موارد برنامه ریزی مالی داشته باشید.

مزایای سیستم حسابداری تولیدی

• آسان شدن روند محاسبه هزینه‌ها
• محاسبه هزینه مستقیم
• محاسبه هزینه دستمزد
• محاسبه هزینه سربار
• مدیریت انبار
• مدیریت خرید و فروش
• مدیریت گردش چک و بانک
• امکان تعریف سطح دسترسی برای کاربران 
• امکان استفاده از بارکد خوان
• دریافت اطلاعات نموداری جهت ارزیابی سیستم و فروش
• امکان گزارش گیری و نمایش از سود
• امکان مغایرت گیری از کلیه سرفصل‌ها
• امکان دسته بندی مشتری‌ها

حسابداری تجاری اداری

همیشه یکی از پرچالش‌ترین کارهای حسابداری به دست آوردن صورت‌های مالی بوده است. سیستم حسابداری تجاری و اداری صورت‌های مالی یک شرکت را تهیه می‌کند و همچنین کار تجزیه و تحلیل داده‌ها را نیز انجام می‌دهند. بنابراین برای رشد اقتصادی و بازرگانی شرکت خود، می‌توانید روی این سیستم‌های حسابداری حساب کنید و به کسب و کار خود نظم مالی بدهید.

مزایای سیستم حسابداری تجاری اداری

• امکان ثبت عملیات خرید و فروش
• امکان محاسبه حقوق و دستمزد
• گزارش گیری از سود و زیان سازمان‌ها و شرکت‌ها
• امکان مدیریت انبار
• امکان مشخص کردن سطح دسترسی برای کاربران
• دریافت اطلاعات نموداری
• دریافت انواع گزارشات

حسابداری شخصی

مدیریت مالی و رسیدگی به مسائل مالی، از جمله کارهایی است که افراد در انجام آنها به صورت شخصی مشکل دارند و به همین دلیل باید از یک اپلیکیشن حسابداری شخصی در کنار خود برای این امور بهره ببرند. حساب  و کتاب موضوعی نیست که بتوان همه را در آن قوی دانست و ممکن است ما نیز در میان افرادی قرار بگیریم که در مدیریت امور مالی کمی ضعف دارند. به همین خاطر اپلیکیشن‌های حسابداری شخصی می‌توانند امور حسابداری شما را به خوبی و بسیار کارآمد انجام دهند و به شما در مدیریت حساب‌ها کمک کنند.

این اپلیکیشن‌ها این امکان را به شما می‌دهند تا میزان درآمد، بودجه و همچنین خرج‌های خود و یا کسب و کار کوچک خود را بررسی کنید و در نهایت بتوانید میزان پس انداز و سود خود را در آن ثبت کنید. این سیستم‌های حسابداری شخصی به شما کمک می‌کنند تا درصد خطا و هدر رفت هزینه‌ها را به حداقل برسانید.

مزایای سیستم حسابداری شخصی

• امکان برنامه ریزی مالی
• جلوگیری از بروز مشکلات مالی
• استفاده بهینه از زمان
• تصمیم گیری به موقع و صحیح در مورد مسائل مالی
• امکان ثبت چندین حساب
• پرداخت به موقع مالیات و بدهی
• مدیریت درآمد و هزینه

سیستم حقوق و دستمزد

یکی از مهم‌ترین امکاناتی که سیستم‌های مختلف حسابداری در اختیار شما قرار می‌دهند این است که به راحتی بتوانید حقوق و دستمزد و پرداخت و محاسبه آن در شرکت را مدیریت کنید. این کار می‌تواند شما را از نظر زمان جلوتر بیندازد و همچنین امکان خطا و اشتباه در محاسبات را کاهش دهد. به همین خاطر امروزه شاهد هستیم که تمام شرکت‌ها و امور مالی آنها به استفاده از این مدل اپلیکیشن‌ها و نرم افزارها روی آورده‌اند و مدیریت حقوق و دستمزد را بسیار کارآمدتر کردند.

سخن پایانی

حسابداری در هر کسب و کاری نیاز به دقت و توجه بسیار دارد و همین موضوع باعث شده است که تکنولوژی به کمک انسان بیاید و این کار را به ساده‌تر کار نسبت به گذشته تبدیل کند. دیگر زمان استفاده از روش‌های سنتی به پایان رسیده است و زمان و استفاده درست از ابزارها، هم می‌تواند باعث صرفه جویی در زمان و هم صرفه جویی در زمان شود. سیستم‌های حسابداری نیز برای همین در حال حاضر در اختیار کسب و کارها است تا بتوانند مسائل مالی را به بهترین شکل مدیریت کنند.