روش انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب‌و‌کار

انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب همیشه یکی از اساسی ترین تصمیمات حوزه مالی کسب و کار بوده است. امور مالی می‌تواند بخش پیچیده‌ای از عملیات کسب‌وکار باشد. نرم‌ افزار حسابداری با نظارت بر حرکت پول شما در داخل و خارج از حساب‌هایتان و ردیابی سلامت مالی کسب‌و‌کار، موجب می‌شود که به عنوان صاحب کسب‌و‌کار، مشغله کاری کمتری داشته باشید. نرم‌افزاری که صورتحساب صادر می‌کند، هزینه‌ها را ردیابی می‌کند و گزارش‌های مختلف تولید می‌کند، باعث می‌شود تا به راحتی بتوانید عملیات مالی خود را تجزیه‌و‌تحلیل کنید و کسب‌وکار چابک‌تر و کارآمدتری داشته باشید. انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب برای هرکسی ممکن است چالش‌برانگیز باشد، به همین دلیل تصمیم داریم تا در این مقاله به این موضوع بپردازیم. اگر قصد خرید یک نرم‌افزار حسابداری را دارید، اما دچار سردرگمی شده‌اید، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

با انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید

تعداد بسیار کمی از کسب‌وکارها، حسابداری خود را برون‌سپاری می‌کنند. این بدان معناست که بیشتر آن‌ها امور مالی و کلیه اسناد مربوط به آن را خودشان مدیریت می‌کنند و زمان لازم برای کار بر روی عملیات اصلی کسب‌وکار خود را کاهش می‌دهند. با نصب نرم‌افزاری که مناسب کسب‌و‌کار شماست، می‌توانید در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید، بدون اینکه مدیریت و سازماندهی حسابداری خود را به خطر بیندازید. همچنین انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب می‌تواند باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های چاپ و کاغذ شود.

انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب برای کسب‌وکار

وقتی نرم‌افزار حسابداری را برای کسب‌وکارتان انتخاب می‌کنید، مطمئن شوید که نیازهای خود را درک کرده‌اید و می‌دانید به دنبال چه ویژگی‌هایی هستید. بازار پر از برنامه‌های حسابداری مختلف با قابلیت‌های متنوع است و انتخاب برنامه مناسب کسب‌وکار شما، می‌تواند بسیار دشوار باشد. راهنمای انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب به شما کمک می‌کند تا بر اساس نیازهای حسابداری، قابلیت استفاده و قیمت، ویژگی‌های مورد نظر خود را اولویت‌بندی کنید.

مشخص کردن نیازها و انتخاب نرم ‌افزار حسابداری بر اساس آن

یک نرم ‌افزار حسابداری کارآمد به شما این امکان را می‌دهد تا ببینید چگونه تمام معیارهای مالی کلیدی کسب‌وکار شما در حال پیشرفت هستند و بتوانید تصمیمات هوشمندانه‌تر و دقیق‌تری بگیرید. ممکن است انتخاب نرم‌ افزار حسابداری کار پیچیده‌ای به نظر برسد. اما به میزان زیادی در پول، زمان و انرژی شما صرفه‌جویی می‌کند.

اگر برای خرید نرم ‌افزار حسابداری بر اساس جستجوی گوگل تصمیم‌ بگیرید، ممکن است کسب‌و‌کار خود را با مشکل مواجه کنید. همچنین تکیه بر شنیده‌های سایر صاحبان کسب‌وکار‌ نیز می‌تواند یک تله باشد، زیرا ممکن است نرم‌افزار مورد استفاده آن‌ها دارای ویژگی‌های مرتبط با کسب‌وکار شما نباشد. پس بهتر است ابتدا نیازهای حسابداری خود را مشخص کنید و سپس به دنبال نرم‌افزار مناسب بگردید.

نیاز مدیران کسب‌و‌کار

مدیران به عنوان افرادی که وظیفه رهبری کسب‌وکار را بر عهده دارند، باید هر لحظه به اطلاعات و گزارش‌های مالی کسب‌وکار دسترسی داشته باشند، تا بر اساس آن‌ها بتواند نقاط ضعف و قوت آن را تشخیص دهند و راهکارهای لازم برای برطرف شدن اشکالات و تقویت نقاط قوت را ارائه کنند. بنابراین در هنگام انتخاب نرم ‌افزار حسابداری مناسب، لازم است به این نکات توجه کنید تا بتوانید نرم‌افزاری که متناسب با نیازهای مدیران کسب‌وکار است را انتخاب کنید.

نیاز حسابداران و مدیران مالی کسب‌وکار

درست است که حسابداران و مدیران مالی کسب‌وکار، با توجه به تخصص و تجربه خود می‌توانند با انواع نرم‌افزارهای حسابداری مختلف کار کنند، اما با این‌حال، داشتن امکانات و ویژگی‌های اضافی و استفاده راحت از نرم‌افزار، می‌تواند کارایی بیشتری برای حسابداران و مدیران مالی کسب‌وکارها داشته باشد. زیرا موجب می‌شود تا آن‌ها وقت کمتری را برای مدیریت و سازماندهی نرم‌افزار حسابداری اختصاص دهند و راحت‌تر بتوانند از آن گزارش‌گیری کنند.

چه کسی از نرم ‌افزار حسابداری استفاده می‌کند؟

برای انتخاب نرم ‌افزار حسابداری مناسب، بسیار مهم است که از میزان اطلاعات و تخصص حسابداری افرادی که قرار است با آن کار کنند، مطلع باشید و با توجه به آن، نرم‌افزار حسابداری را خریداری کنید. نرم‌افزارهای حسابداری بر اساس مهارت و تخصص کاربران آن به دو دسته تقسیم‌بندی می‌شوند که در ادامه درباره هرکدام توضیحاتی ارائه می‌کنیم.

انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب برای حسابداران

یک‌ دسته از کاربرانی که قرار است از نرم‌افزار حسابداری استفاده کنند، حسابداران هستند. شرکت‌هایی که برای امور مالی خود، حسابدار استخدام کرده‌اند، باید به ذینفعان داخلی و خارجی و همچنین ارگان‌های دولتی، گزارش‌های استاندارد حسابداری ارائه دهند. به همین دلیل، این شرکت‌ها برای سازماندهی امور مالی خود نیاز به یک نرم‌ افزار حسابداری حرفه‌ای دارند. در چنین نرم‌افزارهایی، حسابدار این امکان را دارد که کدینگ حسابداری را تعریف و پیاده‌سازی کند. در نرم‌افزارهای حسابداری حرفه‌ای، شاهد انعطاف‌پذیری بالاتری هستیم و امکان شخصی‌سازی بیشتری وجود دارد.

انتخاب نرم ‌افزار حسابداری برای غیرحسابداران

دسته دیگر کاربران نرم‌افزارهای حسابداری، افراد غیرحسابدار هستند. این افراد معمولا در یک کسب‌وکار کوچک فعالیت می‌کنند و مسئولیت ثبت و نگهداری داده‌های مالی را بر عهده دارند. آن‌ها در زمینه حسابداری کم‌تجربه هستند و رشته تحصیلی آن‌ها حسابداری نبوده است. برای چنین کاربران مبتدی و کم‌تجربه‌ای نمی‌توان یک نرم‌افزار حسابداری حرفه‌ای انتخاب کرد. بلکه نرم‌افزاری لازم است که نیاز به تعریف کدینگ حسابداری نداشته باشد و بسیاری از ویژگی‌های آن، از پیش تعریف شده باشد.

انتخاب نرم ‌افزار حسابداری بر اساس بودجه

یکی از مواردی که در هنگام انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب باید در نظر داشته باشید، بودجه‌ای است که برای خرید آن اختصاص داده‌اید. نرم‌افزارهای حسابداری بر اساس امکانات و ویژگی‌هایی که دارند، قیمت‌های متفاوتی دارند. هرچه نرم‌افزار حرفه‌ای‌تر باشد، قیمت آن نیز بیشتر است. نرم‌افزارهای حرفه‌ای معمولا برای شرکت‌های بزرگ استفاده می‌شوند، اما برای افرادی که کسب‌وکار کوچک دارند، یک نرم‌افزار حسابداری معمولی کافی است.

کدام ویژگی‌ها معیار انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب است؟

یک نرم‌افزار حسابداری ایده‌آل، دارای ویژگی‌هایی است که در زیر به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• کاربرپسند بودن
• امنیت بالا
• ارائه تجزیه‌و‌تحلیل و گزارش‌دهی مالی
• به‌روزرسانی و مقیاس‌پذیری خودکار
• شناسایی و جلوگیری از خطاها

انتخاب نرم ‌افزار حسابداری با دقت بالا

محاسبات دستی دارای ریسک بالایی از خطا هستند، زیرا برای اطمینان از صحت آن‌ها، باید به دقت حسابدار خود وابسته باشید. با این حال، با یک سیستم حسابداری مناسب، فرآیند محاسبه به صورت خودکار و با دقت بالا انجام می‌شود. همچنین این نرم‌افزار می‌تواند خطاها را تشخیص دهد و آن‌ها را برطرف کند. در اینصورت حسابداران نیازی به صرف زمان زیادی برای تصحیح داده‌ها ندارند و این فرصت را دارند، بیشتر روی کارهایی تمرکز کنند که واقعا به مهارت‌های آن‌ها وابسته است.

امنیت داده و یافتن بهترین نرم‌ افزار حسابداری

اطلاعات مالی داده‌های حساسی هستند و هرگز نباید به دست افراد نادرست بیفتند. با در نظر گرفتن این موضوع، نرم‌ افزار حسابداری را انتخاب کنید که ویژگی‌های امنیتی کامل و محکمی را ارائه می‌دهد. خرید از شرکت‌های معتبر و قابل اعتماد نیز باید برای شما اولویت اصلی باشد. به دنبال ویژگی‌های دسترسی مبتنی بر کاربر باشید، زیرا داشتن این ویژگی همیشه یک اقدام امنیتی مناسب است. به این معنی که نرم‌افزار، فقط برای شما و افرادی که در تیم مالی شما دارای مجوز هستند قابل دسترسی است. علاوه بر این، دسترسی افراد فقط به وظایف آن‌ها محدود است. به عبارت دیگر، شخصی که برای مدیریت حقوق و دستمزد منصوب می‌شود، تنها به داده‌های مربوط به نیازهای حقوق و دستمزد دسترسی خواهد داشت.

محیط کاربری ساده در نرم‌ افزار

به طور کلی، نرم‌افزارهای حسابداری برای کاربرهای مختلف طراحی شده‌اند. اما مهم است در هنگام انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب، مطمئن باشید، نرم‌افزاری را انتخاب می‌کنید که دارای محیط کاربری ساده است و می‌تواند توسط افراد مبتدی و حرفه‌ای به راحتی استفاده شود. علاوه بر این، گزینه‌های مورد نظر شما باید انعطاف‌پذیر و کاربردی باشند. ما گزینه‌هایی را پیشنهاد می‌کنیم که ویژگی‌های گزارش‌دهی چندبعدی را ارائه می‌کنند، به این معنی که تیم شما می‌تواند گزارش‌هایی ارائه دهد که بر اساس نیازها و اهداف شرکت شما سفارشی‌سازی شده است.

امکان شخصی‌سازی و گسترش نرم‌ افزار حسابداری

هنگام انتخاب نرم‌ افزار حسابداری، یکی از بزرگترین چالش‌ها، یافتن نرم‌افزاری است که قابلیت شخصی‌سازی و گسترش داشته باشد و بتواند همراه با شرکت شما رشد کند. بسیاری از کسب‌وکارها با نرم‌افزارهای مقیاس‌ناپذیر شروع می‌کنند، اما به سرعت متوجه می‌شوند که با رشد و تغییر کسب‌وکارشان، دیگر نیازهای آن‌ها را برآورده نمی‌کند. بنابراین باید به دنبال نرم‌افزاری باشید که بتواند هم نیازهای کسب‌وکارهای کوچک و هم متوسط را برآورده کند تا از هدر دادن پول خود جلوگیری کنید و در عین حال فضایی برای گسترش آن داشته باشید.

خدمات پشتیبانی به عنوان یکی از مهم‌ترین معیار‌های انتخاب نرم‌ افزار حسابداری

علاوه بر کیفیت نرم‌افزار حسابداری، پشتیبانی آن نیز باید قوی باشد. زیرا همیشه مشکلاتی در هنگام کار با نرم‌افزار پیش می‌آید که فقط شرکت تولیدکننده آن می‌تواند آن را برطرف سازد. بنابراین هنگام انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب، گزینه‌ای را انتخاب کنید که دارای سیستم پشتیبانی قوی باشد و به سرعت به مشکلات پیش‌آمده رسیدگی و آن‌ها را برطرف کند.

اتصال نرم‌ افزارحسابداری انتخاب شده با سایر نرم‌ افزارها

اگر داده‌های شما در چندین پلتفرم مثل حساب‌های بانکی، حساب‌های کارت اعتباری و خدمات حقوق و دستمزد، ذخیره می‌شوند، ممکن است زمان زیادی برای مراجعه به آن‌ها برای جمع‌آوری داده‌های مورد نیاز لازم باشد. نرم ‌افزار حسابداری مناسب می‌تواند با سایر پلتفرم‌های دیگر نیز ارتباط برقرار کرده و اطلاعات مالی مورد نیاز را از منابع دیگر جمع‌آوری کند.

گزارش‌ گیری از نرم‌ افزار در بخش‌های مختلف

سیستم‌های حسابداری مناسب می‌توانند گزارش‌های دقیقی از فرآیندهای کسب‌وکار ارائه دهند و به شما کمک کنند، جریان پول را در سازمان خود پیگیری کنید. شما می‌توانید در هر زمان تصویر واضحی از هزینه‌ها و درآمدهای خود داشته باشید. این ویژگی می‌تواند به شما کمک کند که سود خود را راحت‌تر محاسبه کنید و بدانید کدام مشتریان بیشترین درآمد را برای شرکت‌تان دارند. با انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب، گزارش‌های عملیاتی عمیقی را دریافت می‌کنید که محدوده آن فقط به نوع اطلاعاتی که در آن‌ وارد می‌شود، بستگی دارد. این گزارش‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا تصمیم‌های هوشمندانه‌تری بگیرید و کسب‌وکارتان را بهتر و کارآمدتر اداره کنید.

گام‌های انتخاب نرم ‌افزار حسابداری مناسب در کسب‌ و کار ها

برای اینکه بتوانید بهترین نرم‌ افزار حسابداری را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید، لازم است تا به صورت گام‌به‌گام، این کار را انجام دهید. در ادامه مراحل مهم برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری را با هم مرور می‌کنیم.

مشورت با افرادی که در سازمان با نرم‌افزار حسابداری سروکار دارند

اولین گام برای انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب، مشورت با افرادی است که در کسب‌وکار شما با این نرم‌افزار سروکار دارند. این افراد شامل حسابداران و مدیران مالی هستند. آن‌ها با توجه به سابقه و تخصصی که در این زمینه دارند، بهترین منبع برای مشورت در مورد انتخاب بهترین نرم‌افزار حسابداری هستند. حسابدار و مدیر مالی با توجه به نیازهای کسب‌وکار شما، می‌توانند تشخیص دهند که چه نرم‌افزاری برای مدیریت و سازماندهی داده‌های مالی، کارآمدتر است.

مطرح کردن مسائل بخش حسابداری و یافتن راه‌حل در نرم‌افزارهای حسابداری

پس از نظرسنجی از حسابدار و مدیران مالی، باید به بررسی مسائلی که در بخش حسابداری با آن روبرو هستید بپردازید. هر کسب‌وکار برای داده‌های مالی خود با چالش‌ها و مشکلات خاصی مواجه است و به همین دلیل نر‌م‌افزار حسابداری باید بر اساس این مسائل انتخاب شود.

مشورت با افراد متعهد و شایسته در خارج از سازمان که با نرم‌افزارهای حسابداری مناسب کار کرده‌اند

گام بعدی برای انتخاب نرم ‌افزار حسابداری مناسب این است که با افرادی متعهد و شایسته که با نرم‌افزارهای حسابداری کار کرده‌اند و خارج از سازمان شما هستند، مشورت کنید. این افراد با توجه به شناختی که از نرم‌افزارهای مختلف دارند و با آگاهی از نیازهای حسابداری شما، می‌توانند بهترین گزینه‌ها را پیشنهاد دهند.

پیاده‌سازی نسخه تستی و گرفتن فیدبک

با توجه به مراحل قبلی، پیشنهاد می‌کنیم سه نرم‌افزار حسابداری منتخب را برای کسب‌وکار خود در نظر بگیرید. گام بعدی این است که نسخه آزمایشی یا دموی نرم‌افزارهای منتخب را برای کسب‌وکار خود تست کنید و ببینید کدام‌یک کارایی بهتری برای شما دارد.

 

انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب

پس از مرحله تست نرم‌افزارهای حسابداری منتخب، یک گزینه را به عنوان گزینه نهایی انتخاب کنید و نسخه نهایی آن را خریداری کنید. بدین ترتیب تا حد زیادی اطمینان حاصل می‌شود که این نرم‌افزار به خوبی به نیازهای مالی و حسابداری کسب‌وکار شما پاسخ می‌دهد و می‌تواند مسائل و مشکلات مربوط به این بخش را برطرف کند.

اجرای نرم‌ افزار حسابداری در کسب‌وکار

گام آخر انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب، اجرای این نرم‌افزار در کسب‌وکار است. شرکتی که نرم‌افزار حسابداری را از آن خریده‌اید، باید آموزش‌های لازم را به کاربران آن ارائه دهد و پشتیبانی قوی در این زمینه داشته باشد تا سیستم حسابداری کسب‌وکار شما به بهترین شکل ممکن اجرا شود.

کلام آخر

مهم نیست که جستجو، شما را به کجا می‌برد. کلید انتخاب نرم‌ افزار حسابداری مناسب این است که تحقیقات خود را به طور کامل انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که نیازهای مالی و حسابداری شما را برآورده می‌شود. وقتی نرم‌افزاری را پیدا کردید که حدس می‌زنید برایتان کارساز است، بررسی کنید که آیا قابلیت‌های خاصی که به دنبال آن هستید، دارد یا خیر. سپس نسخه دموی آن را آزمایش کنید تا مطمئن شوید مناسب کسب‌وکار شماست. ارائه‌دهنده نرم‌افزار حسابداری، باید از دانش و فناوری مناسب برخوردار باشد و همچنین خدمات پشتیبانی لازم را به شما ارائه دهد. با صرف زمان و کمی دقت، می‌توانید بهترین نرم‌ افزار حسابداری را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید.

سوالات پرتکرار