میزان آمادگی کسب و کارها در بحران کرونا

آمادگی کسب و کارها در بحران کرونا از موارد انطباقی است که مدیران سازمان ها باید در نظر داشته باشند.برای آغازسال ۹۹، هر یک از مشاغل برنامه‌های بلندپروازانه و اهداف مختص به خود را مشخص کرده بودند و مشغول چینش برنامه‌ای جامع جهت رسیدن به هدف و مقصود خود بودند، اما دراسفندماه ۹۸ در اتفاقی نادر با ظهور ویروس کرونا جدید، یا همان COVID-19 برنامه‌های همه‌ی شرکت‌ها و‌سازمان‌ها بهم خورده و به حالت تعلیق درآمد.

از آنجا که این بیماری عفونی بسیار واگیردار است و همچنان در حال گسترش در سطح جهان است، برای پایان یافتن این بیماری همه گیر، بخش‌های مدیریت نیروی انسانی شرکتها در سراسر جهان وظیفه سخت و دشواری برای ایجاد تعادل بین نگرانی‌های ایمنی و سلامت نیروی کار و حفظ مشاغل آنها بر عهده دارند. پس در نتیجه باید سریع وارد عمل شوند زیرا مدیران منابع انسانی نباید منتظر بمانند تا بحران ایجاد شود سپس واکنش نشان دهند!

هرچند در این حوزه کارهای زیادی باید انجام شود، اما ما برای کمک به سازمان‌ها، شرکت‌ها و مشاغل اینجا هستیم. در این مقاله زینسی با بررسی ۱۰ سوال رایج و کسب اطلاعات از وضعیت عمومی شرکت و یا کسب و کارتان به تنظیم یک برنامه جامع می‌پردازیم که ایمنی کارمندان و کارکنان را در اولویت قرار دهد و اختلال در تجارت شما را به حداقل برساند! این 10 سوال میزان آمادگی کسب و کارها در بحران کرونا بررسی می کند.

10 سوالی که میزان آمادگی کسب و کارها در بحران کرونا مورد سنجش قرار می دهد.

هنگام برنامه ریزی برای این بحران، این 10 سوال را از خود بپرسید

1- آیا شرکت شما می تواند بدون حضور 25٪ (یا بیشتر) کارمندان به فعالیتش ادامه دهد؟

بیماری COVID-19 به دو دلیل برای مشاغل پر هزینه است. اول اینکه، علائم این بیماری بین 2 تا 14 روز بعد از قرار گرفتن در معرض ویروس خود را نشان دهد

اگر شما بدون هیچ دغدغه‌ای شرکت و سازمان خود را باز کنید، کارکنان به سرعت و ناآگاهانه بیماری را در محل کار خود گسترش می‌دهند. دوم ، میانگین زمان بهبودی برای مبتلایان به COVID-19 حدود دو هفته است.

به عبارت دیگر، مشاغل باید طوری برنامه ریزی کنند که مدتی بتوانند با کمتر از 100٪ توان خود فعالیت کنند. اگر قبلاً این کار را نکرده‌اید، شروع کنید به شناسایی راهکارهای مهم اقتصادی و استخدام تیم‌های مورد نیازی که حضور آنها مهم و حیاتی است. همچنین باید در برنامه ریزی ظرفیت و تعیین هدف، حداقل 25٪ میزان غیبت را جبران کنید.

2 – اگر گسترش بیماری سبب غیبت تعداد زیادی از کارکنان شود، آیا سایر کارمندان آموزش‌های مناسب را دیده‌اند و قادر به انجام وظایف همکاران خود هستند؟

آیا شما شبکه‌ای از نمایندگی فروش دارید که مشتری امیدوار به دریافت خدمات شما باشد؟ آیا توسعه دهندگان شرکت شما می‌توانند به صورت دورکاری از خدمات تیم زیر ساخت (Back-End) برای ادامه فعالیت صحیح و روزمره پایگاه اینترنتی استفاده کنند؟ پس از مشخص کردن این عملکردهای مهم تجاری، باید ازافراد مستعد آموزش دیده برای پشتیبانی از آنها اطمینان استفاده کنید.

اگر آموزش و استخدام نیروی مناسب را شروع نکرده‌اید ، استخدام نیروی کار مرتبط یا توسعه منابعی مانند پایگاه‌های مدیریت دانش و برنامه‌های مربیگری را برای تقویت یادگیری و مهارت های سریع انجام دهید.

 

 

3- آیا کارمندان شما می توانند از راه دور کار کنند؟

حتی شرکت‌هایی که به شدت مخالف کار از راه دور هستند، در این برهه از زمان مجبور خواهند بود، موضوع دورکاری را بپذیرند. نگه داشتن کارمندان در خانه یکی از بهترین راه‌های جلوگیری از شیوع COVID-19 در شرکت شما و سطح جامعه است.

نقش‌های موجود در سازمان خود را تجزیه و تحلیل کرده و آنها را به سه گروه تقسیم کنید:

– کسانی که نمی توانند از راه دور کار کنند (صندوق دار ، کارگران خط مونتاژ)

– کسانی که می توانند با هزینه زیادی از راه دور کار کنند (تیم‌های فروش)

– کسانی که به راحتی می توانند دورکاری کنند (کارمندان بخش های اداری)

شما می توانید از این تحلیل برای آگاهی از خط مشی خود در مورد اینکه چه کسانی میتوانند در خانه کار کنند و چه موقع مشغول کار شوند، استفاده کنید. همچنین ممکن است مجبور شوید راهکاری جهت کارمندان در معرض خطر مانند کارمندانی که سن بالایی دارند و یا کسانی که دارای شرایط پزشکی مزمن جدی و بیماذی‌های زمینه‌ای هستند را برای جلوگیری از ابتلا به کرونا ویروس اعمال کنید. این اتفاق تا حدودی میزان آمادگی کسب و کارها در بحران کرونا بالا می برد.

 

4- برای نیروی کار در خانه و انجام دورکاری چه پشتیبانی زیرساختی لازم است؟

طبق نظرسنجی گارتنر، 54٪ از مدیران منابع انسانی می‌گویند که فناوری و زیرساخت ضعیف بزرگترین مانع برای دورکاری موثر، است. بسته به نوع کارهایی که کسب و کار شما انجام می‌دهد، نیروی کار شما در حالت دورکاری ممکن است به برخی موارد زیر احتیاج داشته باشد:

– تلفن، لپ تاپ و هدست

– دسترسی به اینترنت

– نرم افزار اتصال امن و رمزگذاری شده (VPN) (برای ایمن سازی شبکه ها)

– نرم افزار رهگیری و محاسبه زمان (برای محاسبه ساعات حضور و پرداخت دقیق )

– نرم افزار وب کنفرانس (برای برگزاری جلسات مجازی)

– ابزارهای همکاری و تقسیم وظایف (برای پر کردن شکاف ارتباطی)

علاوه بر موارد فوق می‌بایست، سیاست‌های تکنولوژی و فناوری اطلاعات شرکت خود را به روز کرده تا هزینه اجاره تجهیزات در خانه، نگرانی‌های امنیتی و پشتیبانی فنی به طور دقیق محاسبه شود.

5- آیا شرکت شما سفر و ماموریت‌ها را به مناطق پرخطر را کنترل و یا حتی محدود می‌کند؟

به طور کلی، شرکت‌ها در هنگام محدود کردن مسافرتهای کاری سه گزینه دارند:

– ممنوع کردن سفرهای غیر ضروری

– ممنوعیت سفر به مناطق پرخطر

– ممنوع بودن همه سفرها

بر اساس اطلاعات گسترش ویروس کرونا که از مناطق مختلف جهان منتشر شده و توسط وزارت بهداشت و ستاد ملی کرونا که به طور منظم به روز می‌شوند می‌توانند در تصمیم‌گیری‌ها شما کمک کند. پس هر تصمیمی گرفتید، فوراً به کارمندان خود اطلاع دهید و از آنها بخواهید که تا حد ممکن پروازها و هتل‌هایی که قبلاً رزرو شده‌اند و تحت تاثیر ویروس هستند، را کنسل کنند.بحران کرونا علاوه بر کسب و کارها مردوم را نیز درگیر کرده.

6- از چه روشهایی برای از بین بردن آلودگی محل کار استفاده کنیم؟

بسته به مواد موجود در آن و دمای محیط، ویروس کرونا می تواند تا چند روز روی سطوح زنده بماند. علاوه بر استخدام یک سرویس ضدعفونی کننده حرفه‌ای برای گندزدایی محل کار و شرکت بطور منظم، باید اطمینان حاصل کنید که همه پرسنل از طریق مراکز کنترل بیماری‌ها مورد بررسی قرار گرفته و اقدامات بهداشتی صحیح را انجام می‌دهند. در ادامه به چند نکته در این زمینه نیز اشاره خواهیم کرد:

– قبل از ضد عفونی از مواد شوینده یا صابون و آب استفاده کنید.

– از محلول‌های سفید کننده و وایتکس رقیق شده خانگی، محلول های الکلی با حداقل 70٪ الکل یا ضد عفونی کننده‌های خانگی ثبت شده توسط EPA استفاده کنید.

– از دستکش و لباس یکبار مصرف برای کلیه کارهای موجود در فرآیند تمیز کردن، از جمله دست زدن به زباله استفاده کنید.

– دستکش ها را بعد از تمیز کردن اتاق جدا کرده و دست ها را بلافاصله با استفاده از صابون و آب تمیز کنید.

– همچنین باید مواردی را که به هیچ وجه مؤثر نیست، تشخیص دهید. برای مثال فیلترهای ذرات با راندمان بالا (HEPA), آنها علیه COVID-19 کاری نمی‌کنند.

7- چه تضمین‌هایی را باید به کارکنان ارائه دهیم تا در کار احساس امنیت کنند؟

این مساله یک موضوع جدی است کارکنانی که به اندازه کافی محتاط نیستند می‌توانند صدمه ببینند و کارمندان با احتیاط بیش از حد نیز می‌توانند اضطراب و وحشت را برانگیزند.

این مراحل علاوه بر اجرای سیاست کار از راه دور برای اسکان کارگران، این اقدامات می‌تواند ترس را برای افراد در محل کار کاهش دهد:

– اطلاعات اولیه درباره COVID-19 ، از جمله نحوه انتقال و علائم آن را برای اعضا ارسال کنید.

– دستمال مرطوب و ضد عفونی کننده های دست را که حداقل 60٪ الکل دارند ، در محل کار قرار دهید.

– به کارگران یادآوری کرده و پوسترها را در مورد روش صحیح شستشوی دست آویزان کنید.

– به کارمندان آگاهی دهید که اقدامات احتیاطی ضروری و غیر ضروری را رعایت کنند(به عنوان مثال، اگر بیمار نیستید ماسک نباید زده شود) و نحوه جلوگیری از تماس غیر ضروری با یکدیگر (به عنوان مثال ، دست دادن!)

سیاستهای PTO را در صورت نیاز برای اسکان کارگران بیمار به روز کنید و به کارگران یادآوری کنید که به محض احساس علائم از امکانات اختصاص یافته‌ی بیمار استفاده کنند.

همه ارتباطات باید با یک نگرانی در ذهن انجام شود: سلامتی و رفاه نیروی کار شما

 

8- کارمندان مسافر چگونه به خصوص در صورت بیمار بودن به خانه آورده می‌شوند؟

ممنوعیت عبورو مرور اخیر در بیشتر سفرها، نیاز به مشاغل برای داشتن برنامه را در صورت عدم حضور کارگران در خارج از کشور، برجسته می کند. قبل از اتفاق غیرقابل تصور یک فایل اطلاعاتی را ارسال کنید که از طریق ایمیل یا ارسال به اینترانت شرکت قابل ارسال باشد.

این فایل باید شامل شماره تلفن و آدرس ایمیل شخصی در شرکت شما باشد که کارگران می‌توانند برای کمک به آنها و لیستی از سازمانهای محلی و منابع معتبری که باید از آنها مشاوره کنند. مانند سامانه وزارت بهداشت که با آنها جهت غربالگری تماس می‌گیرند.

همچنین باید کارمندان را از گزینه‌های خود آگاه سازند اگر تعداد بیش از آنچه انتظار می‌رود در خارج از کشور باشند، خواه این یک ترتیب کار انعطاف پذیر، استفاده از مرخصی استعلاجی پزشکی یا موارد دیگری باشد. همکاران باید راه حل مد نظر خود را با مدیرشان مطرح کنند.

همکاران را به خانه برگردانید، اگر آزمایش COVID-19 یک فرد مثبت نشده بود، گزینه‌هایی را برای رزرو مجدد سفرشان جستجو کنید و اگر مبتلا به کرونا ویروس شده باشد ، به طور پیش فرض رویه‌های توصیه شده توسط دولت را اجرا کنید.

9- واکنش صحیح در هنگام تشدید بیماری در محل کار چیست؟

اوضاع کنونی یک شرایط اضطراری است، فرض کنید یک همکار شما در حین کار دارای علائم کروناست به همین دلیل شما باید لیستی از دستورالعمل های گام به گام خاص را برای همکاران در نظر بگیرید که در صورت تشخیص COVID-19 یا ترس از تماس آنها با شخصی که ناقل بیماری بوده است از آنها پیروی کنید.

این دستورالعمل ها باید شامل موارد زیر باشد:

– تماس با مدیران برای انتقال از محل فعلی در محل کار

– مشاوره در مورد ارائه دهنده بیمه سلامت شرکت و نزدیکترین بیمارستان مورد تایید

– خود قرنطینگی در خانه تا زمانی که علائم فروکش کند

سیستم مدیریت منابع انسانی شما (HRIS) می تواند به عنوان ابزاری برای مدیریت پرونده های آماده شده عمل کند تا وضعیت گسترش COVID-19 را در بین نیروی کار خود در طول زمان کنترل کنید. شما و مدیرانتان می توانید جزئیات مربوط به وقایع را در آن وارد کنید.

در مورد مراحل تشدید و وخامت وضعیت خود و یا نزدیکانتان، با شماره 4030 تماس بگیرید تا به یک ارائه دهنده خدمات درمانی متصل شوید, که می‌تواند راهنمایی برای وضعیت خاص شما باشد.

 

10- آیا یک تیم مدیریت و نماینده مدیریت بحران وجود دارد که شامل کارمندان باسابقه می‌شود؟

یک تیم مدیریت بحران متشکل از رهبران و کارمندان باسابقه و پرونده‌ای از بخش‌های مختلف می‌توانند به منابع انسانی شما کمک کنند تا سریعاً اطلاعات را جمع‌آوری کرده و از اجرای مداوم برنامه‌های پیشگیری از ویروس کرونا اطمینان حاصل کرده و در مواقع اضطراری به کمک شما بیایند. در کنار این تیم می توان میزان آمادگی کسب و کارها در بحران کرونا را افزایش داد.

این تیم علاوه بر اینکه می تواند به سوالات پاسخ دهد، به منابع صحیح هم دسترسی دارد. گزارشات و تحقیقات آنها در مورد آخرین اطلاعیه‌های سازمان‌ بهداشت جهانی و ارائه راه حل‌های مفید در صورت بدتر شدن شرایط، میتواندارزشمند باشد.

همانطور که اشاره شد، تصور دقیقی از زمان پایان یافتن همه‌گیری بیماری کرونا ویروس وجود ندارد. با پیشرفت وضعیت، مشاغل باید آگاه باشند و برای اقدامات سریع خود را آماده کنند.

برای اطلاعات بیشتر ، راهنمای موقت سایت وزارت بهداشت برای مشاغل و کارفرمایان را بررسی کنید. علاوه‌بر این، برای دریافت آخرین مقالات و منابع ما را در زینسی دنبال کنید.