گزارش گیری در نرم افزار حسابداری و نکات آن

گزارش‌های حسابداری، جزء ارکان اصلی موفقیت هر کسب‌و‌کار بزرگ یا کوچک هستند. گزارش گیری از نرم افزار حسابداری به شما این امکان را می‌دهد تا تاریخچه مالی کسب‌وکار خود را پیگیری، درآمدهای آینده را پیش‌بینی کنید و سوابق دقیقی برای اهداف مالیاتی خود داشته باشید. بسیاری از شرکت‌ها، گزارش‌های حسابداری را به صورت ماهانه و برخی نیز گزارش‌های دیگر را برای اهداف خاص ایجاد می‌کنند. امروزه نرم‌افزارهای حسابداری، عملیات گزارش‌گیری را برای مقاصد مختلف به آسانی انجام می‌دهند. اگر می‌خواهید اطلاعات بیشتری درباره گزارش گیری از نرم افزار حسابداری بدست آورید، در این مقاله قصد داریم به این موضوع بپردازیم و نکاتی را در مورد آن بیان کنیم، پس تا انتها همراه ما باشید.

گزارش گیری در نرم افزار حسابداری برای هر کسب‌ و کاری

گزارش‌های حسابداری به شما امکان می‌دهند تراکنش‌های تجاری خود را پیگیری کنید، همچنین به شما در حفظ بودجه، پیش‌بینی جریان نقدی و پیش‌بینی درآمد کمک می‌کنند. گزارش گیری از نرم افزار حسابداری، امکان ارزیابی وضعیت فعلی کسب‌وکار را در مقایسه با وضعیت قبلی آن یا در مقایسه با یک پیش‌بینی فراهم می‌کنند.
هرچه سوابق دقیق‌تر باشد، تحلیل یا پیش‌بینی مالی بهتر است. داشتن دید عینی از وضعیت مالی، مدیریت کسب‌وکار را قادر می‌سازد تا تصمیمات آگاهانه‌تری برای سرمایه‌گذاری، فروش یا خرید اتخاذ کند. گزارش حسابداری خوب به تحلیل‌گران مالی کمک می‌کند تا داده‌ها را درک و تفسیر، و در نتیجه آن‌ها را به طور موثر منتقل کنند. با این حال، برای انجام این کار، نیاز به یک نرم‌افزار حسابداری مناسب و کارآمد است.

گزارش حسابداری چیست؟

گزارش حسابداری چیست؟
گزارش حسابداری، یک گزارش مالی است که یک کسب‌وکار برای نشان دادن وضعیت مالی گذشته و حال خود ثبت می‌کند. با این گزارش، کسب‌وکارها و تحلیلگران مالی می‌توانند وضعیت مالی خود را در آینده با سهولت بیشتری پیش‌بینی کنند.

یک گزارش حسابداری ممکن است شامل اطلاعاتی از هر بخش از کسب‌وکار باشد یا شاید فقط بر یک هدف کوچک تمرکز کند، مانند تعیین اینکه کدام بخش، از جریان نقدی بیشتری استفاده می‌کند. بسیاری از کسب‌وکارهایی که به دقت امور مالی خود را دنبال می‌کنند، حداقل یک‌بار در ماه گزارش حسابداری ارائه می‌دهند. آن‌ها حتی ممکن است این کار را بیشتر انجام دهند، به خصوص اگر به دنبال اهداف خاصی برای کسب‌وکار خود هستند.

انواع گزارش حسابداری

 

گزارش‌های حسابداری انواع مختلفی دارد که برای مقاصد مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. در ادامه دو نوع گزارش حسابداری مهم را معرفی می‌کنیم.

ترازنامه

ترازنامه یکی از سه صورت مالی اصلی که می‌توانید برای گزارش گیری از نرم افزار حسابداری دریافت کنید. در حالی که صورت‌ سود و زیان و صورت‌ جریان نقدی، وضعیت فعالیت کسب‌وکار شما را در یک دوره زمانی نشان می‌دهند، ترازنامه تصویری از وضعیت مالی شما را در یک لحظه خاص ارائه می‌کند. ترازنامه نشان می‌دهد که کسب‌وکار شما، چه دارایی‌هایی دارد، چقدر بدهکار است و چه مقدار سرمایه برای صاحبان سهام باقی مانده است. از آنجایی که ترازنامه، وضعیت مالی یک کسب‌وکار را خلاصه می‌کند، گاهی اوقات صورت وضعیت مالی نیز نامیده می‌شود. شرکت‌ها معمولا در پایان دوره‌های یک‌ماه، سه‌ماهه یا سالانه، یک ترازنامه تهیه می‌کنند.

از آنجایی که ترازنامه منعکس‌کننده هر معامله، از زمان شروع کسب‌وکار شماست، سلامت مالی کلی آن را نشان می‌دهد. سرمایه‌گذاران، صاحبان مشاغل و حسابداران می‌توانند از این اطلاعات برای ارائه ارزش دفتری کسب‌وکار استفاده کنند، اما می‌توان از آن برای موارد بسیار بیشتری استفاده کرد.

با یک نگاه به ترازنامه متوجه خواهید شد که چقدر سرمایه در کسب‌وکار گذاشته‌اید یا چه مقدار بدهی انباشته کرده‌اید. یا حتی ممکن است دارایی‌های جاری را با بدهی‌های جاری مقایسه کنید تا مطمئن شوید که می‌توانید پرداخت‌های آتی را انجام دهید.

اطلاعات موجود در ترازنامه می‌تواند به شما کمک کند، نسبت‌های مالی کلیدی را محاسبه کنید، همچنین می‌توانید آخرین ترازنامه خود را با ترازنامه‌های قبلی مقایسه کنید تا بفهمید که چگونه امور مالی شما در طول زمان تغییر کرده است.

صورت سود و زیان

صورت سود و زیان که یکی از عناوین مهم گزارش گیری از نرم افزار حسابداری است، نشان می‌دهد که چگونه یک کسب‌وکار، درآمد را به سود تبدیل می‌کند و به مدیران کمک می‌کند تا میزان تغییرات درآمدها و هزینه‌ها را بسنجند. اعتباردهندگان و سرمایه‌گذاران برای تعیین سطح ریسک مربوط به پیوستن به یک سرمایه‌گذاری یا افزایش سرمایه یک کسب‌وکار، به صورت سود و زیان مراجعه می‌کنند.

شرکت‌های دولتی ملزم به تهیه سه صورت مالی اساسی صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان نقدی به صورت فصلی و سالانه برای افشای عمومی هستند. شرکت‌های خصوصی نیز به طور منظم صورت سود و زیان را برای اهداف مدیریت داخلی و برای سرمایه‌گذاران خود ایجاد می‌کنند.

دو روش حسابداری برای تهیه صورت سود و زیان وجود دارد. در روش اول که یک روش تک مرحله‌ای است، درآمدها را جمع و هزینه‌ها را از آن کم می‌کنند تا به نتیجه نهایی برسند. در روش چند مرحله‌ای که کمی پیچیده‌تر است، شما با کسر هزینه‌های عملیاتی از درآمد شروع می‌کنید که حاصل آن درآمد عملیاتی می‌شود. درآمد عملیاتی به خالص درآمدهای غیرعملیاتی، هزینه‌های غیرعملیاتی و سود یا زیان سرمایه‌گذاری اضافه می‌شود و درآمد قبل از مالیات بدست می‌آید. پس از کسر مالیات بر درآمد، درآمد خالص مشخص می‌شود.

گردش حساب

گردش حساب یک مفهوم حسابداری است که نشان می‌دهد یک کسب‌و‌کار با چه سرعتی عملیات خود را انجام می‌دهد. معمولا گردش حساب برای درک اینکه یک کسب‌وکار با چه سرعتی وجه نقد را از حساب‌های دریافتنی جمع‌آوری می‌کند یا اینکه با چه سرعتی موجودی خود را می‌فروشد، استفاده می‌شود.

در صنعت سرمایه‌گذاری، گردش حساب به عنوان درصدی از پرتفویی که در یک ماه یا سال خاص فروخته می‌شود، تعریف می‌شود. نرخ گردش سریع، کمیسیون بیشتری را برای معاملات انجام شده توسط یک کارگزار ایجاد می‌کند.

گزارش چک‌ها

چک نوعی پرداخت است که توسط حسابداران در دفتر مطالبات شما ثبت می‌شود. در حالی که می‌توانید بلافاصله پس از دریافت، پرداخت را ثبت کنید، اما بین ثبت پرداخت تا زمانی که چک در بانک تسویه می‌شود و به حساب شما ارسال می‌شود، فاصله زمانی وجود خواهد داشت. هنگام پرداخت صورتحساب‌های خود، چک‌ها نیز در دفتر کل بدهی‌های شما ظاهر می‌شوند و اثرات مشابهی بر موجودی فعلی شما دارند.

گزارش چک‌ها سندی است که در آن تاریخ پرداخت، شماره چک، مبالغ پرداختی و نام گیرنده برای کلیه پرداخت‌های چک درج شده است. این گزارش گیری از نرم افزار حسابداری، برای تعیین دقیق پرداخت‌های موجود در اجرای چک استفاده می‌شود. به این ترتیب، بخشی ضروری از فرآیند حساب‌های پرداختنی در نظر گرفته می‌شود. این گزارش همچنین ممکن است به عنوان بخشی از فرآیند تطبیق بانکی مورد استفاده قرار گیرد، تا مشخص شود کدام چک‌های صادر شده هنوز تسویه نکرده‌اند و همچنین مغایرت‌ها مشخص شود.

گزارش کالا و انبار

در واقع این گزارش، فهرستی از موجودی کلیه کالاهایی است که در انبار قرار دارد که تعداد و مقدار آن‌ها را نیز نشان می‌دهد. گزارش کالا و انبار با توجه به نظر حسابدار ارشد و یا کارفرما جهت رفع مغایرت‌ها و انبارگردانی کالاها از نرم‌افزار حسابداری گرفته می‌شود. پس از بررسی موجودی کالاها، عملیات انبارگردانی از طریق نرم‌افزار حسابداری انجام می‌شود. همچنین گزارش انبار و کالاها ممکن است برای سفارش کالا به کارخانه‌ها و یا اخذ آمار کالاها جهت دریافت سفارش از مشتری ایجاد شود.

گزارش فاکتورها

فاکتور سندی است که برای مشتری خود پس از خرید کالا یا خدمات از شما ارسال می‌کنید. فاکتور هم به عنوان وسیله‌ای برای ثبت فروش و هم برای درخواست پرداخت از سوی مشتریان است. به طور خاص، یک فاکتور به صورت کتبی اعلام می‌کند که مشتری دقیقا چه چیزی را خریده، چه زمانی آن را خریده، در چه مقدار و به چه قیمتی.

فاکتورها اسناد قانونی هستند که یک توافق‌نامه الزام‌آور، بین شما و مشتری ایجاد می‌کنند و مشتری را ملزم به پرداخت قیمت توافقی می‌کنند. در نتیجه، هنگام انجام اقدامات رسمی‌تر، به ویژه در مورد پرداخت‌های معوق یا از دست رفته، می‌توان از فاکتورها استفاده کرد. فاکتورها علاوه بر بیان کل مبلغی که باید توسط مشتری پرداخت شود، شرایط پرداخت را نیز مشخص می‌کنند، از جمله اینکه چه زمانی باید پرداخت انجام شود و چه جریمه‌هایی برای تاخیر در پرداخت وجود دارد.

گزارش فاکتورها، یک گزارش گیری از نرم افزار حسابداری است که یک فهرست از فاکتورها را در یک بازه زمانی معین نشان می‌دهد. از طریق این گزارش می‌توان فهمید که کسب‌وکار در طول این مدت چه مبلغی فروش داشته و چه کالاهایی فروش رفته‌اند و از هرکدام چه مقدار توسط مشتریان خریداری شده است.

 

اهمیت گزارش حسابداری

 

در بیشتر موارد، وقتی به گزارش‌های حسابداری فکر می‌کنیم، بلافاصله به یاد مالیات می‌افتیم. البته هنگام بررسی وضعیت مالی یک شرکت، مالیات همیشه مورد توجه قرار می‌گیرد. اما این گزارش‌ها بسیار تأثیرگذارتر هستند و معمولا برای مقاصد دیگر نیز استفاده می‌شوند که مربوط به درون کسب‌وکار است. در ادامه با اهمیت گزارش حسابداری بیشتر آشنا می‌شوید.

مورد استفاده در داخل کسب‌وکار

با ردیابی جریان نقدی، شرکت‌ها می‌توانند درآمد آینده خود را پیش‌بینی کنند. این اقدام به آن‌ها کمک می‌کند تا بودجه و برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشند. همچنین به مدیران اجرایی و مدیران سطح بالا اجازه می‌دهد تا تصمیمات مالی را اتخاذ کنند که به نفع شرکت است. در تجارت روزمره، دیدن تصویر بزرگ و تعیین اینکه چه بخش‌هایی از کسب‌وکار ممکن است زیان‌ده باشد، دشوارتر است.

گزارش گیری از نرم افزار حسابداری به تصمیم‌گیرندگان کمک می‌کنند تا امور مالی خود را از منظری وسیع‌تر ببینند و به آن‌ها اجازه می‌دهد، تصمیمات مالی عینی‌تر و فعال‌تری برای کسب‌وکار بگیرند. علاوه بر این، گزارش‌های حسابداری اسناد کلیدی هستند که ابزارهای مورد نیاز برای اطلاع‌رسانی وضعیت مالی به بقیه شرکت‌ها را در اختیار تحلیلگران مالی قرار می‌دهند.

استفاده‌های قانونی و مالیاتی

گزارش‌های حسابداری برای کسب‌وکارها مهم هستند، زیرا به سازماندهی داده‌های مالی برای ثبت اظهارنامه مالیاتی کمک می‌کنند. زمانی که زمان ثبت اظهارنامه مالیاتی فرا می‌رسد، اگر کسب‌وکار گزارش‌های حسابداری خود را از قبل آماده و تنظیم کرده باشد، می‌تواند در زمان و هزینه‌های خود صرفه‌جویی کند. بدین ترتیب دسترسی به تمام اطلاعات مورد نیاز برای ثبت اظهارنامه آسان خواهد بود.

روش‌های گزارش‌گیری حسابداری

 

گزارش گیری از نرم افزار حسابداری به دو دسته گزارش‌گیری درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم‌بندی می‌شوند که هرکدام، روش‌های خاص خود را دارد. برای گزارش‌گیری حسابداری درون سازمانی، دایره حسابداری، داده‌های مورد نیاز را جمع‌آوری می‌کند. این گزارشات معمولا به صورت ماهانه آماده می‌شوند. چگونگی آماده‌سازی گزارش حسابداری درون‌سازمانی این است که بررسی آمار مربوطه به شکل دوره‌ای انجام می‌شود و با محاسبات دقیق، در انتهای هر ماه ارائه می‌شود. این گزارش‌ها شامل: گزارش بهای تمام شده کالای ساخته شده، گزارش خرید مواد، گزارش کالای در جریان ساخت، گزارش مصرف مواد، گزارش زمان‌های تلف شده، گزارش ضایعات و گزارش فروش هستند.

گزارش‌های برون‌سازمانی که خط مشی اقتصادی کسب‌وکار را نشان می‌دهند، شامل مواردی چون صورت سود و زیان، صورت جریان وجوه نقد، ترازنامه، گزارش تقسیم سود و صورت سود و زیان جامع هستند. این گزارش‌های حسابداری به صورت دوره‌ای آماده می‌شوند و تهیه آن‌ها اجباری است. با استفاده از این گزارش‌ها در وهله اول، مدیران کسب‌وکار می‌توانند متوجه شوند که میزان موفقیت اقتصادی آن‌ها چقدر بوده است. همچنین ارزیابی این گزارش‌ها به وسیله عوامل بیرونی مانند سهامداران، بانک و اداره مالیات نیز انجام می‌شود.

نحوه گزارش گیری در نرم افزار حسابداری

نرم‌افزارهای حسابداری بسته به ویژگی‌ها و امکاناتی که دارند، هر کدام این قابلیت را دارند که یکسری از گزارش‌های حسابداری مهم را ارائه دهند. معمولا در منوی این نرم‌افزارها، گزینه‌هایی وجود دارد که به راحتی از طریق آن‌ها می‌توان گزارش‌ گیری از نرم افزار حسابداری را به سرعت آماده کرد. البته نحوه گزارش‌گیری در نرم‌افزارهای مختلف ممکن است با یکدیگر متفاوت باشد و بنابراین نمی‌توان یک روش کلی برای آن ارائه کرد.

انواع گزارش در نرم‌افزار حسابداری

 

در نرم‌افزارهای حسابداری امکان ایجاد انواع مختلفی از گزارش‌ها وجود دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها به صورت فهرست‌وار اشاره می‌کنیم.

 

• تراز آزمایشی
• گزارش سود و زیان
• ترازنامه
• گزارش صورت‌های مالی
• گزارش گردش وجوه نقد
• گزارش نسبت‌های مالی
• دفتر روزنامه
• دفتر حساب تفصیلی
• دفتر تجمعی حساب

آیا گزارش گیری در نرم افزار حسابداری آسان است؟

نرم‌افزارهای حسابداری با توجه به امکاناتی که دارند، می‌توانند شرایط راحت و آسانی را برای گزارش‌گیری کاربران فراهم کنند. بسته به نوع نرم‌افزار که ممکن است برای حسابداران یا غیرحسابداران طراحی شده باشد، گزینه‌هایی وجود دارد که کاربران از طریق آن‌ها می‌توانند گزارش گیری از نرم افزار حسابداری را در بازه زمانی که مد نظر دارند، انتخاب کرده و چاپ کنند.

استفاده از فرمت‌های آماده یا شخصی‌سازی شده گزارش در نرم‌ افزار حسابداری

بیشتر نرم افزارهای حسابداری، دارای فرمت‌های آماده گزارش‌دهی هستند. کاربر از طریق این فرمت‌ها می‌تواند گزارش‌های مختلف را انتخاب و ایجاد کند. اما در برخی از مواقع، این فرمت‌های آماده ممکن است نتوانند به خوبی به نیازهای کاربر پاسخ دهند و گزارشی که مدنظر اوست را ارائه کنند. از همین رو در برخی از نرم‌افزارهای حسابداری، ویژگی‌هایی پیش‌بینی شده که با استفاده از آن‌ها، امکان شخصی‌سازی گزارش گیری از نرم افزار حسابداری وجود دارد. بدین ترتیب کاربر می‌تواند تنظیماتی را انجام دهد و گزارش دقیقی از آنچه مدنظر دارد بدست آورد.

بهترین نرم‌افزارهای حسابداری در زمینه گزارش‌گیری

در ایران نرم‌افزارهای مختلف حسابداری طراحی و به بازار عرضه شده است. هر کدام از آن‌ها دارای امکانات و ویژگی‌های متفاوتی هستند و برای اهداف خاصی تولید شده‌اند. اگر به دنبال بهترین نرم‌افزارهای حسابداری در زمینه گزارش‌گیری هستید، می‌توانید از فهرست زیر استفاده کنید.

 

• نرم‌افزار حسابداری پارسیان
• نرم‌افزار حسابداری آرین سیستم
• نرم‌افزار حسابداری پیوست
• نرم‌افزار حسابداری پارمیس
• نر‌م‌افزار حسابداری رافع
• نرم‌افزار حسابداری تدبیر
• نرم‌افزار حسابداری شایگان سیستم
• نرم‌افزار حسابداری سپیدار سیستم
• نرم‌افزار حسابداری قیاس
• نرم‌افزار حسابداری فرداد
• نرم‌افزار حسابداری محک
• نرم‌افزار حسابداری کاوش فردا
• نرم‌افزار حسابداری هلو

گزارش گیری از نرم افزار حسابداری بدرد چه کسانی می‌خورد؟

استفاده‌کنندگان از گزارش‌های حسابداری به دو دسته داخلی و خارجی تقسیم‌بندی می‌شوند.

استفاده‌کنندگان داخلی

 

• صاحبان: مالکان باید ارزیابی کنند که کسب‌وکارشان چقدر خوب عمل می‌کند. برای همین به گزارش گیری از نرم افزار حسابداری نیازمند هستند.

 

• مدیران: مدیران برای برنامه‌ریزی، نظارت و تصمیم‌گیری‌های تجاری به گزارش‌های حسابداری نیاز دارند.

 

• کارمندان: کارمندان، علاقه‌مندند بدانند که یک شرکت چقدر خوب عمل می‌کند، زیرا می‌تواند پیامدهایی برای امنیت شغلی و درآمد آن‌ها داشته باشد.

استفاده‌کنندگان خارجی

• سرمایه گذاران: سرمایه‌گذاران به صورت‌های مالی منتشر شده توسط شرکت‌ها برای ارزیابی سودآوری، ارزش‌گذاری و ریسک سرمایه‌گذاری خود متکی هستند.

 

• وام‌دهندگان: وام‌دهندگان از گزارش گیری از نرم افزار حسابداری وام‌گیرندگان برای ارزیابی ارزش اعتباری آن‌ها استفاده می‌کنند، یعنی توانایی آن‌ها برای بازپرداخت هر وام را می‌سنجند.

 

• تامین‌کنندگان: درست مانند وام‌دهندگان، تامین‌کنندگان به اطلاعات حسابداری نیاز دارند تا ارزش اعتباری مشتریان خود را قبل از ارائه کالاها و خدمات ارزیابی کنند.

 

• مصرف‌کنندگان: مصرف‌کنندگان صنعتی به گزارش‌های حسابداری تامین‌کنندگان خود نیاز دارند تا ارزیابی کنند که آیا منابع مورد نیاز برای عرضه ثابت کالا یا خدمات در آینده لازم است یا خیر.

 

• مقامات مالیاتی: مقامات مالیاتی تعیین می‌کنند که آیا یک کسب و کار میزان صحیح مالیات را در اظهارنامه مالیاتی خود اعلام کرده است یا خیر.

 

• دولت: دولت تضمین می‌کند که افشای گزارش‌های حسابداری یک شرکت، مطابق با مقرراتی است که برای محافظت از منافع ذینفعان مختلف آن شرکت است.

 

• حسابرسان: حسابرسان خارجی صورت‌های مالی و سوابق حسابداری زیربنایی کسب‌و‌کارها را به منظور ارائه گزارش حسابرسی بررسی می‌کنند.

 

• عمومی: عموم مردم نیز ممکن است به گزارش‌های حسابداری یک شرکت علاقه‌مند شوند. این افراد می‌توانند شامل روزنامه‌نگاران، تحلیلگران، دانشگاهیان، فعالان و افراد علاقه‌مند به تحولات اقتصادی باشند.

کلام آخر

خوشبختانه، انواع گزارش‌‌های حسابداری را می‌توان به راحتی با استفاده از بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری ایجاد کرد و آن‌ها را به طور مداوم به‌روز کرد تا بینشی لحظه به لحظه در مورد آنچه در کسب‌وکار شما اتفاق می‌افتد و وضعیت مالی آن ارائه دهد. اگر می‌خواهید روی نرم‌افزار حسابداری سرمایه‌گذاری کنید تا به ردیابی امور مالی شرکتتان کمک کند، باید مطمئن باشید که این نرم‌افزار می‌تواند به راحتی این گزارش‌ها را تولید کند. بهتر است برای گزارش گیری از نرم افزار حسابداری، نرم‌افزارهایی را انتخاب کنید که امکان تنظیم بازه‌های زمانی و مقایسه نتایج با دوره مشابه در سال‌های گذشته را داشته باشند. همچنین بتوان از آن‌ها برای ایجاد گزارش‌های سفارشی استفاده کرد. این ویژگی‌ها به شما انعطاف‌پذیری فوق‌العاده‌ای برای تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی و گرفتن آگاهانه‌ترین تصمیم‌ها در مورد مدیریت کسب‌وکارتان ارائه می‌دهد.